00:00:00: Montagmorgen, der Tag ist sauber durchgeplant.

00:00:03: Sechs Stunden echte Arbeitszeit hast du vor dir!

00:00:06: Alles ist sinnvoll verteilt, du fühlst dich gut und am Abend hast Du... vielleicht sogar fünfzig Prozent einer Aufgaben nicht geschafft und schiebt sie einfach auf den Dienstag weiter.

00:00:19: Und der Dienstag, der war ja sowieso schon voll und ist jetzt noch voller und so wird deine Totuliste länger und länger und langer.

00:00:26: und diese Runden drehst du vermutlich seit Jahren und jedes Mal lautet die Gnose gleich ich bin zu wenig diszipliniert, zu viel abgelenkt und nächste Woche aber hundertprozentig.

00:00:38: da wird es besser!

00:00:40: Ich muss sich alleine enttäuschen, die Forschung sagt etwas anderes.

00:00:44: Menschen verschätzen sich beim Planen nicht zufällig sondern systematisch und immer in dieselbe Richtung falsch.

00:00:52: Selbst wenn man sie ausdrücklich nach dem schlimmsten Fall fragt liegen Sie noch daneben!

00:00:57: In dieser Folge zeige ich dir warum dein Kalender systematisch falsche Versprechungen macht, welche zwei Dinge er grundsätzlich nicht abbilden kann und wie du deine Planung mit drei Eingriffen so umbaust dass sie zum ersten Mal mit der Realität zumindest halbwegs übereinstimmt.

00:01:14: Das geht mir auch hier nicht um eine hundertprozentige Übereinstimmung, es wird immer was dazwischen kommen aber die Planung zumindest sollte halbungsübereinstimmen mit der Realität.

00:01:24: dann hast du schon einen großen Schritt nach vorne gemacht.

00:01:26: und damit Hallo und herzlich willkommen in dieser Podcastfolge.

00:01:31: Ja, wir haben es ja in der Einleitung gehört.

00:01:35: Wir haben einfach eine Planungslüge, die immer und immer wieder aufsitzen.

00:01:40: Und der Gassiker dazu ist eine Untersuchung von Roger Bühler mit siebenunddreißig Psychologie-Studentinnen, die ihre Abschlussarbeit versicherten.

00:01:50: Und Sie sollten schätzen wann sie fertig werden!

00:01:54: Die Zahlen sind egal im Prinzip aber ich sage sie dir im Schnitt... Und das ist natürlich schon etwas, wo man hellhörig wird.

00:02:24: Bessionismus reicht offensichtlich nicht als Korrektur.

00:02:27: Man muss noch pessimistischer planen, als man es vielleicht eh schon macht und nur dreißig Prozent der Studenten wurden innerhalb ihrer eigenen Schätzung fertig.

00:02:37: bei dem Termin den sie sich selbst eine fünfzig-prozentige Wahrscheinlichkeit gegeben haben waren sogar nur treizehn Prozent der studentenfertigt.

00:02:45: Und der Name dafür ist schlicht und einfach Planungsfehlschluss Und er ist eine der stabilsten Beobachtungen der Entscheidungsforschung.

00:02:54: Sie gilt für Doktorarbeiten genauso wie für Steuerklärungen, für Bauprojekte und für die tägliche Totuliste!

00:03:02: Die erste Entlastung, die ich in dieser Podcastfolger mit auf den Weg geben will gleich zu Beginn hier ist du planst nicht schlechter als andere also das ist überhaupt kein Thema.

00:03:12: Du planst aber leider wie alle anderen Und das ist das Problem.

00:03:15: Also, deswegen schmeißen wir uns rein in diese Podcast-Folge und schauen uns zunächst einmal an warum du dich immer in die selbe Richtung gehst weil wir irren uns ja selten nach vorne hin.

00:03:25: Wir werden ganz selte mit Dingen schneller fertig als wir es geplant haben.

00:03:28: Das passiert ab und zu aber leider meistens in der Gegenrichtung und dem Mechanismus.

00:03:34: dahinter heißt Innenansicht.

00:03:36: Du planst, indem du dir den Ablauf für die Aufgaben vorstellst zu sagen und diese Vorstellung ist immer eine reibungsfreie, eine friktionsfreie Version von dir selbst.

00:03:46: Also du siehst dich zum Beispiel, nehm mal an!

00:03:48: Du willst dein Buch schreiben?

00:03:49: Und du siehst dich dieses Buch schreiben und gehst so durch was sind da all das notwendige Dinge?

00:03:53: ich muss recherchieren Ich muss das Buch schreiben, ich muss das Konterokorektur lesen, ich muß es vielleicht nochmal überarbeiten... ...ich muß das Cover machen bum bum bum.

00:04:01: also dann kommen dann viele viele Aufgaben logischerweise bis hin zur Marketing online stellen und so weiter auf dich zu.

00:04:07: Und du planst es halt in der reibungsfreien Version so, als würde alles passen!

00:04:12: Was du nicht einplanst und was du bei der Planung auch nicht siehst, ist dass du ab und zu mal eine Datei suchst.

00:04:19: Dass du vielleicht ab und zum Mal eine Frage stellst per Mail und darf auf Antworten wartest.

00:04:24: Dass Du irgendwie einen Computerproblem bekommst und vielleicht deinen neuen Computer brauchst.

00:04:28: Das alles ist da nicht inkludiert.

00:04:32: Das Absurde daran deine Erfahrungen mit ähnlichen Aufgaben sind vorhanden.

00:04:36: also du hast vielleicht schon zwei drei vielleicht fünf Bücher geschrieben aber du ziehst diese Erfahrungen nicht heran.

00:04:43: Zum Beispiel gefragt nach der letzten Steuererklärung nennen die meisten sofort die richtige Dauer, die sie bei der letzten Steuererklärungen gebraucht haben.

00:04:51: Gefragt nach der nächsten Steuererkehrung schätzen Sie wieder zu kurz!

00:04:55: Also das ist wirklich absurd!

00:04:56: Das muss man sich mal vorstellen.

00:04:58: und der zweite Mechanismus du planst Aufgaben Aber der Tag besteht halt nicht nur aus Aufgaben, er besteht auch aus dem was zwischen den Aufgaben liegt.

00:05:06: Er besteht zum Teil aus Terminern, er bestät zum Teil auch Ausablenkungen oder um vorher gesehen hereinkommen und das steht halt am Tagesbeginn nirgendwo.

00:05:16: Und ein dritter unangenehmer Punkt natürlich eine kurze Schätzung fühlt sich besser an.

00:05:22: also wenn man jetzt sagt ich brauche drei Stunden dann klickt es ja jemanden der etwas kann Aber zu sagen, ich brauche den ganzen Tag.

00:05:30: Das klingt so ein bisschen nach einer Ausrede auch wenn es nicht stimmt aber ist einfach so und deswegen fühlen sich so kurze Schätzungen.

00:05:36: Ich brauch da für zwei Stunden oder in einer Stunde hast du's.

00:05:39: das fühlt sich einfach viel viel besser für uns an.

00:05:42: Das sind also die Probleme die wir bei der Planung haben.

00:05:45: Und noch was kommt hinzu nämlich zwei Dinge die dein Kalender halt leider nicht kennt und dass ist halt wirklich etwas wichtiges im Prinzip.

00:05:54: Es sind Dinge die Du übersiehst mit deinem Kalender.

00:05:58: Erstens sind die Übergänge.

00:06:00: Zwischen zwei Terminen passiert etwas, was im keinem Kaländer steht.

00:06:04: Du musst den Kopf einen Termin verlassen oder eine Aufgabe verlassen und du musst mit dem Kopf in die nächste Aufgabe hinein.

00:06:12: Das heißt, du hast zu einem Wechsel drinnen und die Forscherin Sophie Lee Roy hat dafür den Begriff Aufmerksamkeitsrückstand geprägt.

00:06:22: Wenn Du von Aufgabe A zur Aufgabe B wechselst bleibt ein Teil deiner Aufmerksamkeit bei Aufgabe a hängen – besonders dann wenn Du A jetzt nicht fertig abgeschlossen hast sondern wenn Du gesagt hast ok ich beende jetzt A und beginne mit B und A um A kümmere mich morgen wieder.

00:06:36: Dann ist das besonders krass dieser Aufmerksamkeits- rückstand!

00:06:39: Was heißt das in der Praxis?

00:06:41: Die ersten Minuten in jedem neuen Block arbeitest du mit halber Leistung und du merkst es halt einfach nicht mal, weil's halt diese Aufmerksamkeit zurückstand.

00:06:49: Nicht irgendwie schreit, ich bin da noch beim alten Projekt.

00:06:52: weißt Du also bitte planen mich langsam ein oder planen bis zu mehr Zeit an.

00:06:56: Das passiert ja nicht!

00:06:58: Und deshalb fühlt sich ein Tag mit fünf Terminen anstrengender an als einen Tag mit Fünf Stunden am selben Projekt obwohl der Kalender in beiden Fällen dasselbe zeigt.

00:07:07: Das ist ganz einfach so, weil wir halt immer diesen Kontextwechsel haben und weil wir mit unserem Kopf immer in eine neue Aufgabe hinüber switchen müssen.

00:07:14: Also das ist mal Problem eins dieser Übergänge.

00:07:17: Problem zwei ist die Energie!

00:07:19: Eine Stunde um neun Uhr vormittags und einer Stunde um sechzehn Uhr nachmittags sehen im Kalender exakt identisch aus – sie sind es aber nicht… und zwar deutlich nicht.

00:07:29: Der eine ist vielleicht, also so wie ich um neun Uhr die Stunde da bin ich noch ziemlich produktiv.

00:07:33: Um sechzehn Uhr wäre ich wahrscheinlich nicht einmal mehr, sag' ich jetzt mal sechzig Prozent oder fünfzig Prozent von dem was ich in der neun-Hurstunde schaffe, schaff' ich halt weil ich ein early bird bin und um sechziehn Uhr wahrscheinlich nicht mehr.

00:07:45: Das heißt ja ich müsste meine Aufgaben hinten hinaus strechen!

00:07:49: Und dein Kalender, da ist das halt nicht angezeigt.

00:07:52: Eine Stunde in der Früh ist genauso wie eine Stunde am Abend Und das ist halt was, was nicht stimmt.

00:07:56: Weil die Konzentration schlechter wird und der Fokus schlechter werden.

00:08:00: Weil du müder wirst unter gleichem Meer.

00:08:01: also da spielen dann viele, viele Faktoren natürlich hinein.

00:08:04: Genau deshalb aus diesen zwei Gründen erstens die Übergänger die Du hast und zweitens die Energie die im Laufe des Tages schwankt.

00:08:11: genau deshalb scheitern schöne Pläne auch so zuverlässig.

00:08:16: Ja Du hast konzentrierte Arbeit in einem Fenster gelegt in denen Du vielleicht nicht mehr die Konzentration hast dann scheitert es halt.

00:08:23: Und durch die Kosten des Umschaltendes hast du in jedem Tag mit null beziffert und deswegen scheitern halt einfach diese Planungen, das ist definitiv etwas was schlechtes logischerweise.

00:08:34: Ja aber jetzt kommt die gute Nachricht.

00:08:36: keine Sorge ich habe natürlich eine Lösung mitgebracht nämlich drei Eingriffe die deine Planung wirklich ehrlich machen.

00:08:43: Und der Eingriff Nummer eins ist die Außenansicht einzunehmen anstatt zu schätzen.

00:08:47: Frag nie wie lange wird das dauern, sondern frag wie lang hat es denn beim letzten Mal gedauert?

00:08:54: Dafür brauchst du halt Daten und diese Daten findest Du wenn Du's gut machst in Deinem Totulissentool.

00:09:01: Dort könntest Du zum Beispiel hineinschreiben und ich rate dass auch jeden meiner Klienten zumindest zu Beginn das zu machen.

00:09:06: Das heißt wirklich hineinzuschreiben.

00:09:07: Ich habe jetzt Aufgabe A und diese Aufgabe A, habe ich eine Stunde eingeplant.

00:09:12: Das heißt auch immer die Zeit, die ich dafür vorhabe an sich anzusehen.

00:09:17: für dich hab' ich eine stunde eingeplant.

00:09:19: okay und habe ich dieses stunde tatsächlich gebraucht?

00:09:21: oder waren es nicht eher neunzig Minuten?

00:09:23: Oder waren sie nicht ehr zwei Stunden?

00:09:25: das heisst wenn ich das dann tatsächlich buch führe da kann ich irgendwo nachschauen Und dann habe ich das wieder zur verfügung wenn ich es brauche und dann habe Ich auch einen gemessenen wert und nicht einen gefüllten Wert einer schätzung.

00:09:35: das ist mal schon ein ganz ganz wichtiger Punkt.

00:09:38: Und in der Projektforschung heißt dieses Vorgehen Referenzklassenprognose.

00:09:43: Man vergleicht das eigene Vorhaben mit einem ähnlichen Vorhabem, dass schon passiert ist anstatt sich in irgendwas hineinzudenken.

00:09:52: und wenn du das mal machst – und das ist das Coole!

00:09:54: Wenn du mal deine Aufgaben immer schätzt wie viel Zeit wirst Du benötigen?

00:09:57: Und dann tracks und merkst okay ich komm' mit dieser Zeit nicht aus, dann wirst du natürlich diese Dinge anpassen.

00:10:02: Und die öfter du das machst, weil du das ein halbes Jahr, ein Jahr machst, wirst besser im Schätzen von Aufgaben.

00:10:10: Viel, viel besser!

00:10:11: Das heißt das geht dann automatisch und dann stimmt auch wieder deine Ursprungsschätzung und dann kannst du dich wieder ein bisschen mehr auf das Bauchgefühl verlassen.

00:10:17: natürlich nicht immer also es ist immer gute Aussen an sich da zu wenden aber dann funktioniert das auf jeden Fall schon viel viel besser.

00:10:24: eine Forstregel für den Anfang die eigene Schätzungszahl mit dem Faktor Vielleicht gar nicht schlecht, vielleicht musst du sogar mit zwei multiplizieren dass du das dann tatsächlich auch hinbekommst in dieser Zeit.

00:10:38: Das ist mal der erste Eingriff also Außenansicht statt Schätzung auf Vergangenes zurückgreifen.

00:10:44: Eingriffe Nummer Zwei ist der Übergangszuschlag.

00:10:47: Jeder Termin bekommt zwanzig Prozent seiner Dauer als Aufschlag und wird mit eingeplant und nicht gehofft.

00:10:53: Also einen Termin sechzig Minuten belegt zweiundsiebzig Minuten oder wenn Du willst fünfundsibzig Minuten dann wäre es einen Viertel Stunden in Deinem Kalender.

00:11:01: Ein Block von zwei Stunden belegt zweieinhalb Stunden.

00:11:04: Das klingt nach Verschwendung, aber es ist genau das Gegenteil!

00:11:07: Du hörst auf die Zeit vorzulegen und lügen die du nie hattest.

00:11:11: Und das erleichtert vieles.

00:11:13: Das nimmt dir auch den Druck, das nimmt dir den Stress, das nimmt dir extrem viel.

00:11:17: D.h.

00:11:17: diesen Übergangszuschlag nochmal obendrauf ist ganz wichtiger Punkt.

00:11:21: Und Eingriff Nummer drei sortiert deine Aufgaben nach Energie und nicht nach Trinklichkeit.

00:11:26: Deine beste Konzentrationszeit gehört dahin, wo du auch den Kopf für diese Aufgabe brauchst und bei mir ist das halt immer am frühen Morgen.

00:11:34: Da muss ich die wichtigsten Aufgaben des Tages erledigen und wenn ich sie da erledigt habe dann hab' ich die mit vollem Elan voller Energie erledicht und nicht irgendwie um siebzehn Uhr im Nachmittag mit fünfzig Prozent Energie.

00:11:46: Und das ist etwas wirklich was wichtiges.

00:11:49: Das heißt Alles was mechanisch ist, Ablage, Rückrufe, Routineentscheinungen das kannst du in die schwachen Stunden legen.

00:11:57: Das ist nicht so schlimm!

00:11:58: Der typische Fehler ist halt dass meistens am Vormittag geht genau für diese Routineauftageabend drauf – für Mails und all diese Dinge unter Nachmittag wo dann wirklich Power gebracht wird, wo man es aber vielfach nicht mehr hat weil die meisten Menschen sind halt early birds, dann wird's schwierig und deswegen ist da einfach nicht mehr aus dem Kopf rauszuholen Ja und damit hast du ein gutes Konzept bei Sammen mit diesen drei Eingriffen, wo du sagst okay da könnte ich definitiv dann sehr gut meiner Schätzung antreifen.

00:12:27: Also nochmal kurz zusammengefasst Eingrifft eins die Außenansicht statt die Schätzungen.

00:12:30: eingriffs zwei der Übergangszuschlag und Eingrift drei nach Energie und nicht nach Trinklichkeit sortieren.

00:12:36: Und das ist natürlich was schönes.

00:12:39: und Dann kommt hinzu dass du natürlich nicht den ganzen Arbeitstag verblaren darfst sondern nur einen gewissen Teil weil an normalen Arbeitsdagen kommt darauf an welchen Beruf du machst, aber es wird bei vielen vielen Berufen so sein.

00:12:50: Das halt auch was am Tag selbst noch hereinkommt dass dein Chef mit einer eigenen Aufgabe kommt das ein Kunde irgendwas dringend von dir braucht.

00:12:58: Das heißt planen nicht den ganzen Tag voll.

00:12:59: wenn du am Ende des Tages noch Zeit hast dann kannst du eine Aufgabe vom Morgen noch immer vorziehen.

00:13:04: Das funktioniert einwandfrei da brauchst du dir keine großen Sorgen machen.

00:13:07: Aufgaben wirst Du immer finden.

00:13:09: Aber wenn's zu voll ist dann ist das halt natürlich auch nicht gut.

00:13:12: das ist ganz ganz wichtig.

00:13:14: Vielleicht kennst du jemanden, für den diese Podcast-Forge interessant sein könnte.

00:13:16: Falls dem so ist freue ich mich wenn du die Podcast-Vorge mit der betreffenden Person teilst.

00:13:21: vielen lieben Dank von meiner Seite dazu!

00:13:24: Also fass mal kurz zusammen was sind die Kernbotschaften dieser Podcast Folge?

00:13:27: Dein Kalender ist kein Abbild deines Tages sondern eine Wunschliste in der Bellenform.

00:13:32: dessen musst Du Dir einfach bewusst sein.

00:13:34: und solange Du Zeit planst und nicht Energie und Übergänge wird Dich jede Woche aufs Neue enttäuschen.

00:13:40: Stimmt mir leid aber es ist einfach so.

00:13:42: Und was sich verändert, wenn du es umstellst das ist ganz easy.

00:13:47: Du schaffst nicht mehr und du planst weniger.

00:13:52: Es ist im Prinzip eine Erleichterung für dich!

00:13:55: Eine Definitiv-Einererleichterung, du hast weniger Stress.

00:13:59: Du hast einfach auch die Konzentration und den Fokus beide Aufgabe zu bleiben und musst nicht schon mit dem Kopf zwei Aufgaben im Voraus sein und sich davor schon fürchten.

00:14:06: Also es ist wirklich cool!

00:14:08: Und am Abend wenn du das letzte Aufgabe auf der Totuliste abgehakt hast, ist das auch was extrem motivierendes.

00:14:14: Wirklich extrem motivieren.

00:14:16: Ich kann dich also nur einladen nimm deinen morgenigen Tag mal her überprüfen nach diesen Kriterien und schau mal was dabei rauskommt.

00:14:22: In diesem Sinne zähle ich wie immer.

00:14:24: Vielen Dank, dass du dabei warst.

00:14:25: Mach's gut!

00:14:26: Wenn du noch ein paar Sekunden für mich hast, freue ich mich wenn du diese Podcastfolge oder den Podcast auf der Podcastblatt von deiner Wahl bewährt hast.

00:14:33: Vielen lieben Dank dafür, wenn du Verbesserungsvorschläge oder Themenwünsche hast schreib mir gerne an teamatthomas-mangold.com in diesem Sinne.

00:14:40: Vielen Lieben Dank, machs gut tschau tschaa.