00:00:00: Die Getting Things Done Methode ist über zwanzig Jahre alt und die meisten haben sie versucht.

00:00:06: Und die meisten sind aber auch irgendwann mit dieser Methode gescheitert, nicht weil die Methode schlecht ist sondern weil sie ein unfassbares Pflege- und Aufwand bezogener System hat einfach.

00:00:20: Man muss die Inbox verarbeiten, man muss Projekte klären, man muß Kontext zuweisen, man musst den Weekly Review durchziehen – und vieles mehr!

00:00:28: Also jeden Tag jede Woche ohne Pause.

00:00:31: Aber... ...soweit es ist seit Jahrzehntausendzeigundzwanzig hat eine Neuerung gebracht.

00:00:35: Und diese Neuerungen nennt sich KI.

00:00:37: Und seit das KI gibt, ist dieser Pflegeraufwand dank KI enorm gesunken.

00:00:42: KI Tools wie ja, to do is assist with motion wie aber auch klar selbst übernehmen große Teile von getting things done an denen die meisten gescheitert sind.

00:00:54: Die Inbox Verarbeitung also das Aufschlüssel großer Projekte und sogar den Weekly Review.

00:01:01: in dieser Folge zeicht ihr wie du Getting Things Done mit KI aufsetzt dass der System für dich arbeitet statt anders herum mit konkreten Tool Empfehlungen mit Copy and Paste Prompt Und mit vielen, vielen anderen.

00:01:15: und damit Hallo und herzlich willkommen in dieser Podcastfolge.

00:01:21: Beginnen wir gleich mal mit dem Abschnitt Nummer eins nämlich einem kurzen Getting Things Done Crash Course falls diese Hype von damals an dir vorüber gegangen sind.

00:01:30: im Prinzip sind es fünf Schritte, die du bei Getting Things dann durchmachen musst und falls du sie nicht mehr kennst hier die kurze Auffrischung sozusagen.

00:01:41: Schritt Nummer eins ist das Erfassen also alles was deine Aufmerksamkeit hat in ein System bringen.

00:01:48: Das sind Gedanken können aber auch Aufgaben sein Ideen sein E-Mail sein Also alles einfach raus aus dem Kopf Und rein In einer inbox.

00:01:57: Schritt eins des Erfassens.

00:01:59: Der Schritt zwei heißt dann klären oder Clarify auf Englisch, jedes Element durchgehen sich die Frage stellen ist es umsetzbar wenn's umsetzt bar ist?

00:02:08: was ist das gewünschte Endergebnis und was ist der nächste konkrete Schritt beziehungsweise?

00:02:12: Was sind die nächsten konkreten Schritte?

00:02:16: Dritter Punkt ist dann organisieren Die Ergebnisse in Listen sortieren In Projekte, in nächste Schritte, in Warten auf, in irgendwann vielleicht und in den Kalender.

00:02:26: Dann haben wir den vierten Punkt, das Reflektieren oder das Weekly Review und das gesamte System einmal pro Woche durchgehen und neu aktualisieren.

00:02:35: Und dann den fünften Punkt natürlich.

00:02:37: der gehört auch dazu.

00:02:38: irgendwann müssen wir die Dinge ja erledigen und erledigend ist der Punkt Nummer fünf die richtigen Aufgaben zum richtigen Zeitpunkt auswählen und zum richtiger Zeitpunkt auch abarbeiten.

00:02:47: Wenn uns das System jetzt anschauen diese Fünf Schritte Also erfassen, klären, organisieren, reflektieren und erledigen.

00:02:53: Dann sind die meisten zwischen Schritt zwei und Schritt vier gescheitert also zwischen Klären, Organisieren und Reflektieren denn das ist alles extrem mühsam jedes Element einzeln zu bewerten.

00:03:05: der Weekly Review allein wenn du das System gemacht hast hat dich sechzig bis neunzig Minuten gekostet wenn du schon ein bisschen im System drinnen warst wenn noch nicht drin warst vielleicht sogar zwei oder drei Stunden.

00:03:16: Das heißt, Getting Things Then verlangt ihr die Disziplin eines Buchhalters ab und genau deshalb ist es die perfekte Methode für künstliche Intelligenz.

00:03:25: Denn Buchhalteraufgaben sind das was die KI schlicht und einfach am besten kann!

00:03:31: Also das schauen wir uns jetzt an und deswegen gehen wir zu Abschnitt zwei dieses Podcasts über.

00:03:36: und Abschnitt Zwei ist einfach die KI-Revolution Getting Things, dann Schritt durch zu plaudern.

00:03:43: Und wir haben für jeden Schritt klare Anweisungen mitgebracht.

00:03:48: Du brauchst die Prompts auch nicht mitschreiblich, werdet ihr die Prompt selbstverständlich?

00:03:53: in den Show Notes noch einmal zur Verfügung stellen bzw.

00:03:56: kannst du sie noch besser im Link zum Blog Artikel, den du in den show notes findest.

00:04:04: dort findest du die alle.

00:04:05: das heißt du brauchst jetzt nicht mitschreiben oder sonst irgendwas.

00:04:07: du kannst einfach auf den blog Artikel dazu gehen und dort findes du das alles.

00:04:12: also beginnen wir mit Schritt Nummer eins erfassen.

00:04:15: das heißt erfassen.

00:04:17: da haben auch heute natürlich die Möglichkeit zu sprechen statt zu tippen einfach drauf los sprechen Alles aus dem Kopf raus.

00:04:24: Früher musste man das notieren, heute können wir wirklich das alles machen und die KI strukturiert es dann.

00:04:29: Und die KI bringt sie auch in umsetzbare Taschen.

00:04:32: Das sind vielen verschiedenen Sprachen.

00:04:35: Kein Abtippen, kein Formatieren mehr möglich!

00:04:37: Also ich gebe dir einfach ein Beispiel Ich muss noch das Angebot für Mermüller fertigmachen.

00:04:43: Ach ja und ich brauche noch Blumen für den Geburtstag von Lisa am Samstag.

00:04:46: Achja und der Podcast muss auch noch bis Donnerstag geschnitten werden.

00:04:51: Das heißt du sprich das einfach und während du das sprichst erkennt die KI, okay das waren jetzt drei separate Tasks.

00:04:57: Wartet die KI richtig zu?

00:04:59: Wenn Du Fälligkeiten vermerkt hast dann werden die Fälligkeitsdaten auch eingespeichert und damit hast Du wirklich schon etwas was Dir das Erfassen enorm erleichtert.

00:05:10: also Schritt Nummer eins haben wir uns jetzt schon enorm erleichert.

00:05:13: natürlich es ist jetzt da nicht viel, viel einfacher geworden weil du musst ja trotzdem deinen Kopf noch nach außen schütten und es ist ja nicht so dass uns das alles gesammelt einfällt.

00:05:25: Es ist ja so daß uns das eine fallt uns dahin, das andere fallen uns zehn Minuten später an und wieder wenn man in die U-Bahn oder ins Auto einsteigen fällt uns das nächste ein.

00:05:33: Nichtsdestotrotz ist es leichter geworden.

00:05:35: also Schritt Nummer eins war aber auch nie die ganz große Herausforderung einer Getting Things Done Methode.

00:05:41: Das muss man auch dazu sagen.

00:05:42: Aber jetzt kommen wir zum Schritt Nummer zwei nämlich dem Klären oder dem Auto klären mit KI sozusagen.

00:05:49: Und das war schon immer ein Flaschenhals, ja?

00:05:52: Für jedes Element musst du dich fragen ist es umsetzbar?

00:05:55: was sind die nächsten Schritte?

00:05:56: wenn ich es umsetzen will?

00:05:58: und die KI-Lösung ist relativ einfach.

00:06:00: aber du gibst einfach an den KI-Assistenten der Naval oder ob das klar, ob das GPD ist einfach einen Prompt her und dieser Prompt könnte zum Beispiel folgendermaßen lauten hier ist meine inbox Liste gehe jeden Punkt durch und beantworte Erstens ist das umsetzbar, zweitens wenn ja was ist das gewünschte Ergebnis in einem einzigen Satz.

00:06:21: Drittens was ist der konkrete nächste Schritt?

00:06:24: Viertens wie lange dauert der nächste Schritt?

00:06:28: unter zwei Minuten oder länger und gibt mir alles als Tabelle aus.

00:06:33: Das war es schon wieder!

00:06:35: Das Ergebnis in drei Sekunden verarbeitet die KI deiner inbox für das wo manuell wahrscheinlich zwanzig oder dreißig Minuten gebraucht hat.

00:06:44: Ob du das jetzt mit ToDoistAssist machst oder mit irgendeinem anderen Tool ist vollkommen egal.

00:06:50: Das Tool spielt nichts zur Sache, du brauchst das System dahinter und genau dieser Brompt liefert dir das System Dahinter!

00:06:57: Natürlich wichtig ist schon dass Du die KI-Vorschläge dann noch überprüfst.

00:07:01: Es werden wahrscheinlich so Achtzig bis Neunzig Stimmen, Achtzeb bis Neuzig Prozent und zehn bis zwanzig Prozent wirst Du wahrscheinlich korrigieren müssen, umschreiben müssen oder was auch immer... Aber das Klären ist schon so viel einfacher geworden, es ist sensationell.

00:07:15: Und jetzt kommen wir zum dritten Schritt im Organisieren!

00:07:17: Weil auch da kannst du KI-gestütztes Einordern machen.

00:07:20: nach dem Schritt der Klärung muss alles in die richtige Liste ins richtige Projekt den nächsten Schritte – den Kalender oder Warten auf und was auch immer.

00:07:29: Die KI-Lösung ist auch hier wieder ein erweiterter Prompt für Claude oder für JPG, der z.B.

00:07:35: folgernermaßen lauten könnte… Oder diese geklärten Aufgaben in folgende Getting Things Done-Kategorien.

00:07:43: Projekte, alles was mehr an einen Schritt hat.

00:07:46: Nächste Schritte?

00:07:47: Einzelne Aktionen!

00:07:49: Warten auf hängt von einem anderen ab.

00:07:52: Kalendereinträge haben ein festes Datum.

00:07:55: Irgendwann vielleicht hat im Moment keinen Zeitdruck.

00:07:58: Schlag ich mir für jeden nächsten Schritt auch einen Kontext vor zum Beispiel et Computer, et Telefon, et unterwegs, et zu Hause oder Ähnliches.

00:08:09: Und damit hast Du schon wieder einen Prompt, der Dir das alles erledigt!

00:08:13: Es nimmt Deine Tasks, es plant sie automatisch in Deinem Totulisten-System

00:08:18: bzw.,

00:08:18: in Deinen Kalender basierend auf Priorität, Dauer und Deinen Produktivitätsmustern – wenn Du das immer mit demselben Skill machst….

00:08:27: Dann wird es natürlich noch einfacher, weil dann lernt Dich die KI kennen und kann das dann mehr und mehr einbeziehen.

00:08:32: Das wird nicht am Anfang funktionieren wenn Du das als erstes mal machst.

00:08:35: aber wenn Du es immer wieder machst, dann lerne Dich Dein KI-Assistent kennen und wird das für Dich bestmöglich schaffen umbestmöglich umsetzen.

00:08:45: Also das ist KI gestütztes Einordnen sozusagen!

00:08:49: Dann haben wir den vierten Schritt Und da haben wir jetzt das Reflektieren oder Weekly Review Und das können wir natürlich auch KI gestützt machen.

00:08:57: Der Weekly Review ist das Herzstück von Getting Stun und der Teil den wahrscheinlich neunzig bis fünfundneinzig Prozent weggelassen haben, weil er einfach mega aufwendig war früher.

00:09:07: jetzt kommt die KI-Lösung und jetzt dauert es vielleicht noch zehn, fünfzehn maximal zwanzig Minuten statt sechzig bis neunzig Minuten.

00:09:18: So einfach geht's im Schritt Nummer A oder Schritt A, nicht Nummer A, Schritt A exportierst du mal deine komplette Aufgabenliste aus dem Tool wo auch immer Du es hast und gibst das wieder an Deine KI.

00:09:31: Wie gesagt Gott, Jejepeitie was auch immer!

00:09:34: Und dann mit dem folgenden Prompt Hier ist meine aktuelle Aufgabenliste Mach a Getting Things Done.

00:09:41: Weekly Review.

00:09:43: Erstens, welche Projekte haben keinen definierten Rächsschritt.

00:09:46: Zweitens, Welche Aufgaben sind überfällig und brauchen ein neues Datum?

00:09:50: Drittens, welche Wartenauffeinträge sollte ich nachfassen?

00:09:54: Viertens gibt es Aufgaben die seit über zwei Wochen nicht bewegt wurden, sollte ich sie streichen oder auf irgendwann vielleicht verschieben?

00:10:03: Fünftens was sind die drei wichtigsten Prioritäten für die nächste Woche?

00:10:08: Das ist Schritt B – diese einfache prompt!

00:10:11: Und Schritt Nummer C, die KI liefert dir dann natürlich eine strukturierte Analyse.

00:10:14: Du gehst sie durch, triffst Entscheidungen und aktualisierst so dein System!

00:10:19: Du hast gerade deinen Weekly Review von neunzig Minuten auf fünfzehn Minuten komprimiert – nicht weil du etwas weglässt sondern weil die KI die Analysee macht und du nur noch entscheiden musst.

00:10:30: Das ist wirklich etwas was extrem wichtig ist.

00:10:34: Ja nun sind wir beim Schritt Fünf.

00:10:35: Schritt V ist jetzt natürlich der Schritt Erledigen Und auch hier kannst du natürlich kontextbasierte Empfehlungen nutzen.

00:10:41: Das letzte bei Baselstück ist immer, was mache ich jetzt?

00:10:44: Und Getting Things dann sagt wähle nach Kontext, nach verfügbarer Zeit, nach Energie und nach Priorität.

00:10:51: Ja und das kannst Du jetzt natürlich auch der KI überlassen oder es einfach selbst wählen.

00:10:57: Passierend auf Deinem Kalender deiner aktuellen Energie und deinen Deadlines bekommst Du dann eben von der KI wenn Du das willst die nächste Aufgabe empfohlen!

00:11:07: Du kannst schlicht und einfach der KI folgenden Prompt wieder zur Verfügung stellen.

00:11:11: Hier sind meine Aufgaben für heute, ich habe drei Fokusstunden am Vormittag und zwei am Nachmittag für leichtere Arbeit.

00:11:18: Erstelle mir einen Tagesplan, der die wichtigsten Aufgaben in meiner beste Fokusszeit liegt – erledigt!

00:11:27: Und damit... kommst jetzt du dran natürlich mit der tatsächlichen Erledigung, bei der dir die KI wahrscheinlich auch Hilfe leisten kann aber bei der du wahrscheinlich auch sehr viel selbst machen kannst.

00:11:39: Du kannst ich habe es am Anfang schon gesagt das alles mit ziemlich kostenlosen Tools machen.

00:11:45: vielleicht wird beim einem oder anderen die Free Version von Claude und JetGPD halt nicht mehr passen.

00:11:51: dann musst doch ein bisschen mehr gehen.

00:11:52: aber ganz ehrlich selbst wenn du im Monat zahlst.

00:11:56: Allein die Zeit der Spanis, die du dann hast ist schlicht und einfach sensationell.

00:12:02: Wirklich wirklich sensationell!

00:12:04: Ich kann dir das echt nur ans Herz legen.

00:12:06: Und ja starte vielleicht minimal?

00:12:09: Das ist die Empfehlung.

00:12:10: Ein Aufgabentool plus ein KI Agent ob das jetzt Claude oder Jajapiti oder irgendeine andere ist Kimi oder was es da draußen auch gibt.

00:12:17: und wenn das nach vier Wochen funktioniert dann erweitere und mach keinen Tool.

00:12:22: Hype draus Nimm nur das, was du brauchst.

00:12:25: Denn am Ende ist das Tool nicht das Entscheidende sondern genau die Prompt und genau das System ist es dass hier wirklich entscheidend ist.

00:12:35: Und ich habe dir noch etwas mitgebracht in diesem Podcast nämlich die drei häufigsten Failure Die beim KI Getting Things dann passieren können.

00:12:44: auch über diese müssen wir sprechen weil sie halt schon sehr signifikant sind und weil sie am Ende des Tages das ganze System zerstören können.

00:12:51: Fehler Nummer eins, die KI denkt für dich.

00:12:55: Die KI ist Assistent und nicht der Chef – die KI schlägt vor aber du entscheiderst!

00:13:01: Und wenn Du alles blind übernimmst dann wirst Du früher oder später den Überblick über Dein eigenes System verlieren.

00:13:08: Faustregel gilt hier die KI liefert achtzig Prozent der Vorarbeit und die letzten zwanzig Prozent, die Priorisierung, die Entscheidungen vielleicht auch noch der Kontext das kommt alles von Dir.

00:13:18: Das ist ganz, ganz wichtig.

00:13:19: Lass die KI nicht dein Chef sein sondern bleibe du der Chef der KI!

00:13:24: Fehler Nummer zwei haben wir gerade vorher besprochen zu viele Tools auf einmal.

00:13:27: Die Versuchung ist natürlich groß dass sich du tue isst Motion, Notion Obsidian, Claude, Chatchi BD, Sepia und was was da däufelt was es da draußen noch alles gibt das ich das jetzt dann nehme.

00:13:38: Maximal drei Tools Maximal Drei Tools mehr müssen sie nicht sein.

00:13:43: Und Fehler Nummer drei das erfassen vergessen.

00:13:46: Die KI kann alles klären kann organisieren, kann reviewen.

00:13:50: Aber sie kann nicht erfassen weil sie nicht oder zumindest noch nicht Gott sei Dank in deinen Kopf schauen kann!

00:13:56: Der erste Getting Things Thanks.

00:13:58: Schritt bleibt auf alle Fälle komplett bei dir.

00:14:02: Alles was nicht in dein System kommt existiert auch für die KI nicht.

00:14:06: Deshalb wirklich alles raus aus dem Kopf rein in eine Sprachnuss-Diz und sofort aufschreiben oder wo auch immer du das machst.

00:14:13: Die KI kann nur verarbeiten, die kann nicht dein Gehirn lesen.

00:14:17: Vielleicht kennst du jemanden, der mit Gettingthigs dann schon gearbeitet hat oder daran gescheitert ist?

00:14:21: Dann ist das vielleicht ein richtiger Zeitpunkt dieser Person genau diesen Podcast zu senden.

00:14:26: Wir hilfst du damit auf jeden Fall diesen Podcast bekannter zu machen und damit vielen Dank von meiner Seite!

00:14:31: Vielleicht gibt es ja auch einen Danke von der betreffenden Personen die du jetzt vielleicht denkst und die du schon im Kopf hast.

00:14:37: Lass uns das nochmal kurz zusammenfassen.

00:14:39: GettingThings dann ist in den Jahren des Jahrtausendsechs nicht veraltet sondern es wird gerade erst so richtig nutzbar.

00:14:45: KI übernimmt die Buchhalterarbeit, du übernimmst den Entscheidungsprozess und die Entscheidungskompetenzen.

00:14:51: Und das Ergebnis?

00:14:52: Ein System, dass David Allen sich gewünscht hätte als er das Buch geschrieben hat!

00:14:57: Was kannst Du machen?

00:14:59: Hol Dir jetzt die Prompte, klick in die Show-Notes, klicken auf den Blogartikel, hol dir die Prompts raus und geh sie durch – dann versuch das System einmal klein aufzubauen und größer werden zu lassen.

00:15:12: Dabei wünsche ich Dir Verdammt viel Erfolg.

00:15:15: Und in diesem Sinne sage ich wie immer, danke dass du dabei warst!

00:15:18: Wenn Du vielleicht noch eine Minute für mich Zeit hast freue ich mich wenn Du diesen Podcast auf der Podcastplattform Deiner Wahl dir bewertest und wenn Du Verbesserungsvorschläge hast oder wenn Du Themenvorschläge hast dann sehr gerne her damit auch darüber freue Ich mich einfach an office at thomas-mangold.com senden.

00:15:36: In diesem Sinne vielen Dank dass du da bei warst.

00:15:38: mach's gut und genieß den Tag tschau tschauer.