00:00:00: Wenn du die nächste Aufgabe startest, will ich dass du eine Stop-Ur mitlaufen lässt.

00:00:05: Wie lange kannst du an einer Aufgabe arbeiten bevor die nächste Benachrichtigung reinkommt?

00:00:12: Nicht wie lange könntest sondern wie lange du tatsächlich darfst bevor etwas biebt blinkt oder aufbobbt.

00:00:21: Microsoft hat es in einem Studium von Wissensarbeitern in einigen Ländern gemessen.

00:00:27: Unterbrechungen finden alle zwei Minuten statt.

00:00:30: Zweihundertfünfundsiebzig Pinks pro Tag, E-Mails, Chat Nachrichten, Meeting Einladungen und ähnliches.

00:00:37: In Folge sechshundertzehnundzwanzig diesen Podcast haben wir über das Messenger Drama gesprochen und ich habe dort eine Lösung präsentiert.

00:00:44: heute gehen aber noch tiefer mit harten Daten und einem konkreten Protokoll das du ab morgen umsetzen kannst.

00:00:52: Das ist hiermit versprochen.

00:00:54: und damit hallo und herzlich willkommen in dieser Podcastfolge!

00:01:00: Sehen wir uns die Zahlen einmal genauer an, was uns Unterbrechungen wirklich kosten?

00:01:05: Und merken wir einen Blick in die Microsoft-Daten im Detail.

00:01:08: ich habe sie schon gesagt.

00:01:09: Zweihundertfünfundsiebzig Pins pro Tag, PINX pro Tag berechnet als rollender achtundzwanzig Tage Durchschnitt der Microsoft Drei-Fünfundsechzig Nutzung und alle zwei Minuten eine Unterbrechung während der Kernarbeitszeit.

00:01:24: Achtundvierzig Prozent der Mitarbeiter und Zweiundfünfzig Prozent der Führungskräfte beschreiben ihre Arbeit als chaotisch und fragmentiert, und achtzig Prozent des Befragten sagten ich werde zu oft unterbrochen um effektiv arbeiten zu

00:01:38: können.".

00:01:38: Das ist mal der eine Punkt.

00:01:40: das sind die Microsoft-Daten.

00:01:42: Der zweite Punkt, über den wir plaudern müssen sind die Daten, die Gloria Mark entwickelt hat und zwar die dreiundzwanzig Minuten regeln.

00:01:52: Nach einer Unterbrechung brauchst du im Schnitt dreiund zwanzig minuten und fünfzehn Sekunden um genau zu sein,

00:01:57: um

00:01:58: zum ursprünglichen Task zurückzufinden.

00:02:01: Aber es ist noch schlimmer!

00:02:02: Du gehst nach der Unterbreichung nicht direkt zurück, du arbeitest oder bearbeitest im Snitt zwei andere Aufgaben bevor du zur Ursprünglichung zurückkehrtest.

00:02:12: Als Anologie kannst du dir vorstellen, dass du ein Buch liest.

00:02:16: Jemand unterbricht dich, du legst das Buch weg, beantwortest eine Frage, liest einen Artikel, schreibst kurz eine Nachricht und versuchst dann die Stelle im Buch wiederzufinden ohne Lisezeichen – und das zweihundertfünfundseipzig Mal pro Tag!

00:02:33: Die versteckte Rechnung der Hitte ist relativ einfach.

00:02:36: Ein Arbeitstag, ein acht Stunden-Dag hat vierhundertachzig Minuten wenn wir es so rechnen… Natürlich nicht ganz exakt, aber weil Pausen nicht dabei sind.

00:02:44: Aber vollkommen egal und damit selbst wenn du nur dreißig diese zweihundertfünfundsiebzig Unterbrechungen, wenn nur die einen echten Kontextwechsel auslösen und jeder dieser Kontextwechsel dreiundzwanzig Minuten kostet, sind das sechshundertneunzig Minuten also mehr als ein ganzer Arbeitstag!

00:03:02: Die Realität?

00:03:03: Du arbeitest im Schnitt siebenundvierzig Sekunden an eine Sache bevor deine Aufmerksamkeit woanders hinspringt Und da durch Verlieren US-Unternehmen auch, da gibt es Studien und Schätzungen ca.

00:03:13: sixhundertfünfzig Milliarden Dollar jährlich einfach nur durch Ablenkungen am Arbeitsplatz.

00:03:21: Aber das ist nicht das eine!

00:03:22: Es sind nicht nur die Kosten, die in Dollar zu beziffern sind, sondern es sind ja auch noch die psychologischen Kosten dar.

00:03:28: Da hat auch Gloria Marx wieder die NASA Workload-Studie herausgebracht unterbrochene Arbeiter kompensieren indem sie schneller arbeiten aber mit signifikant höherem Stress, signifikante höherer Frustration viel mehr Zeitdruck und erhöht mentalen Aufwand.

00:03:45: Du fühlst dich am Ende des Tages erschöpft nicht weil du zuviel gearbeitet hast sondern weil dein Gehirn den ganzen Tag nur Kontextwechsel gemacht hat.

00:03:53: Das ist ungefähr so als würdest du mit dem Auto acht Stunden im Stau stehen bis dann komplett fertig obwohl du nirgendwo angekommen bist Und das ist natürlich etwas was katastrophal.

00:04:04: Also ich hoffe, ich konnte mit diesen paar Beispielen wirklich darlegen was Unterbrechungen dich wirklich kosten.

00:04:11: So jetzt muss man natürlich schauen warum du diese Unterbrechnung nicht einfach ignorieren kannst.

00:04:16: und das Geshirn hat eben keinen Ignorieren-Button irgendwo für Benachrichtigungen.

00:04:21: Allein das Wissen dass eine Nachricht da ist bindet schon kognitive Ressourcen selbst wenn du sie gar nicht liest.

00:04:29: Und auch über den Zagane-Gefekt haben wir oft genug schon in diesem Podcast besprochen.

00:04:33: Unerledigte oder unterbrochene Aufgaben bleiben im Arbeitsgedächtnis aktiv und beanspruchen weiterhin mentale Kapazität, genau deshalb denkst du abends im Bett noch an die E-Mail, die du nicht beantwortet hast.

00:04:47: Für jene, die selbstständig sind oder Unternehmer sind ist das noch stärker der Fall weil du eben keinen Chef-Obertür hast, der dich schickt.

00:04:54: Du bist gleichzeitig Arbeiter-, Manager-, Assistent, jede Rolle generiert eigene Unterbrechungen und niemand hält sie für dich ab.

00:05:03: Und noch eine unbequeme Wahrheit habe ich mitgebracht, neunundsebzig...neunundsiebzig Prozent der Arbeitnehmer werden innerhalb einer Stunde abgelenkt.

00:05:11: Neunundfünfzig Prozent schaffen keine dreißig Minuten ohne Unterbrechnung und das ist kein persönliches Problem sondern dass es eben die Arbeitsumgebung dazu gebaut ist.

00:05:21: Ich kann nicht daher nur wie anfangs mal erwähnt einladen einfach mal selbst zu essen!

00:05:26: Und wenn du nur misst, wie lang dauerts bis zur ersten Unterbrechung bei dir und viel mehr brauchst du gar nicht mehr weitermissen messen dann ist ja ohnehin wahrscheinlich alles klar.

00:05:35: Das heißt wir müssen jetzt irgendwas schaffen um diese Unterbrechnungskette zu unterbrechen sozusagen und das ist etwas was sehr wichtig ist.

00:05:44: deswegen habe ich für dich einen vier Schritte Protokoll mitgebracht eben gegen die Unterbrechenkette.

00:05:50: Der erste Schritt ist das Benachrichtigungs Audit Einfach mal einmal im Portal oder einmal im halben Jahr durchzuführen und geht relativ einfach.

00:06:00: Geht jetzt, spätestens heute Abend durch jede einzelne App auf deinem Smartphone wie auch auf dein Computer oder Tablet oder was du da auch immer so verwendest.

00:06:09: Und Frage für jeder App muss ich das sofort wissen?

00:06:13: Oder reicht es wenn ich zweimal am Tag checke?

00:06:16: Die Sofortkategorien sind wahrscheinlich sowas wie das Telefon die Familien Chat Gruppe oder ähnliches.

00:06:22: Das ist natürlich klar aber sonst dürfte da eigentlich fast nichts drin sein.

00:06:26: Alle anderen Benachrichtigungen ausschalten, komplett ausschalten – kein Banner, keine Badges, keine Sounds.

00:06:34: E-Mail benachrichtigen abschalten ist der größte Einzelhebel.

00:06:37: Die meisten checken ihre Emails reflexhaft nicht weil es dringend wäre und das ist ein wichtiger Punkt!

00:06:44: Unternehmen, die das umgesetzt haben und ihre Mitarbeiter geschult haben in diesen Themen und gefordert haben sogar, dass sie nicht in die E-Mails reinschauen.

00:06:52: Dass Sie nicht sofort auf Nachrichten antworten untergleichen mehr Berichten von twentyfünf bis vierzig Prozent mehr Fokuszeit Und ein bis zwei Stunden gewonnener Arbeitszeit pro Tag.

00:07:02: Ein bis zwei stunden Das muss man sich einmal vorstellen.

00:07:06: Ja ich weiß du denkst jetzt aber meine Kunden erwarten sofortige Antwort.

00:07:09: Nein nein nein das tun sie nicht.

00:07:12: Das hast du dir irgendwann eingereitet, destes einfach einem auch.

00:07:15: Niemand wird sich beschweren und wenn ich es einkunde das ist wahrscheinlich eh dein größter Problem Kunde.

00:07:20: Also definitiv nein!

00:07:23: Wenn ich irgendwo eine Anfrage hinstelle... Ich erwarte nicht instant Antwort.

00:07:27: Träden spieße einfach um?

00:07:28: Erwartest Du instant Antwort?

00:07:30: Nein, wahrscheinlich eher nicht.

00:07:31: Du hast das Thema abgeschickt willst das natürlich bearbeitet wird in der entsprechenden Zeit aber instant erwartest Du definitiv keine Antwort.

00:07:39: Also Schritt eins dieses Benachrichtigungs-Audit.

00:07:42: Dazu gehört natürlich auch, dass du die diversen Focus Modis einnutzt einen Hochfokus Mode, einen Focus Mode, einem normalen Arbeitsmode, einen Freizeit Mode oder einen Sport Mode nutzt diese ganzen Focus Modes die das Hände zur Verfügung stellt und versuche hier in diesem Audit festzulegen.

00:08:00: wann lasse ich mich?

00:08:01: In welchem Focus Mode auf dem Smartphone lass ich mich von welcher App stören oder nicht stören?

00:08:07: Das ist der erste Schritt.

00:08:09: Der zweite Schritt sind Fokusblöcke mit Signalsystem zu implementieren.

00:08:13: Zwei bis drei Fokusblocken, A-Sechzig bis neunzig Minuten im Kalenderblocken als festem Termin und während dieser Blöcke kein Smartphone im Raum, kein E-Mail-Programm offen.

00:08:25: das Chatstatus ist auf Nichtstören untergleichen.

00:08:27: mehr Für Teams und Mitarbeiter ein visuales Signal einführen.

00:08:31: zum Beispiel die Close Door Policy also die Politik der geschlossenen Bürodür wenn die geschlossen ist dann arbeite ich intensiv und fokussiert, dann will ich nur im allergrößten Notfall gestört werden.

00:08:41: Es gibt auch da so Statuslämpchen du kennst das sicher dieses busy light wo du am computer wenn du keine eigenes Büro hast Wenn du es auf rot stellst willst du nicht gestört werden.

00:08:50: wenn's auf grün steht dann kann man jederzeit zudeckern oder einfach Kopfhörer aufsetzen wenn du kopfhörerauffass bedeutet dass bitte nicht stören wie auch immer du das machst.

00:08:58: oder ein simplest tuner Disturbschild das nächste mal fragen ob du es mitnehmen kannst aus dem hotel aushalt was auch immer es hilft dir definitiv da die Fokuszeit zu schützen.

00:09:08: Und die Regeln auch kommunizieren, liebe Leute jeden Tag zwischen neun und zehn oder dreißig bin ich nicht erreichbar.

00:09:13: danach bin ich wieder da klar freundlich aber nicht verhandelbar.

00:09:19: Ja und für Selbstständige geht das natürlich genauso an Kunden, an Teammitglieder, an wem auch immer du das kommunizierst?

00:09:25: Das ist ganz wichtig!

00:09:26: Das heißt Fokusblöcke mit Signalwirkung.

00:09:28: ist dieser Schritt Nummer zwei.

00:09:31: Schritt Nummer drei ist einfach Kommunikation zu BIN bündeln nach dem Badge-Prinzip Statt den ganzen Tag auf eingehende Nachrichten zu reagieren, richtet ihr doch feste Kommunikationszeiten ein.

00:09:42: Emails zwei bis dreimal am Tag checken – zum Beispiel um neun, treizehn und um sechzehntundertreißigend!

00:09:47: Dazwischen ist der E-Mail-Postengang geschlossen.

00:09:49: Chat oder Slack nachrichten die gleiche Logik nicht den ganzen tag offen haben sondern in Blöcken arbeiten.

00:09:56: Der Effekt du wirst verwandelt von zweihundertfünfundsebzig Unterbrechungen Und nutzt diese zweihundertfünfundsiebzig Unterbrechungen nicht unter der Tag, sondern in drei, vier Kommunikations-Sessions die du pro Tag machst.

00:10:10: Denke ich hier muss also nicht zweihundertfünfundsiebtigmal umschalten, sondern dreiviermal.

00:10:16: Analogie das ist wie POST niemand dreihundert fünfhundert siebzig mal am Tag zum Briefkasten.

00:10:21: Du gehst einmal nimmst die Post raus, bearbeitest es fertig.

00:10:25: Ganz klar!

00:10:27: Und im Prinzip kannst du das auch, ich find's jetzt nicht notwendig.

00:10:30: Aber du kannst es auch mittels Status lösen also dein Slack-Status dann Ich antworte zwei oder dreimal täglich um die und die Uhrzeiten Oder was auch immer.

00:10:39: Also das kannst Du ja auch kommunizieren.

00:10:41: Wichtig ist immer immer dass nach außen kommuniziert Dass ich eben meinen Kunden, meinen Steak Holdern, meinen Vorgesetzten weh auch immer Das ist denen halt Sage!

00:10:48: Das ist ganz wichtig.

00:10:51: Und Schritt Nr.

00:10:52: V ist jetzt das Zwei Minuten Recovery Ritual Wenn du unterbrochen wirst und das wird auch passieren, wenn du die ersten drei Schritte durchfüsst.

00:11:01: Du wirst manchmal unterbrochern werden.

00:11:03: Brauchst ein Protokoll um schnell zurückzufinden.

00:11:05: Das heißt bevor du auf die Unterbrechung reagierst notiert dir in einem einzigen Wort oder einen ganz ganz kurzen Satz wo du gerade warst nur einsatz.

00:11:13: zum Beispiel ich war bei folie sieben oder einfach nur folie seven.

00:11:18: nächster punkt preismodell überarbeiten was auch immer.

00:11:22: das ist dein lesezeichen ohne dass startest du nach der unterbrechungen beim null.

00:11:27: Du brauchst dieses Leserzeichen für dich selbst, also wenn da was kommt dann schreib dir das ganz kurz irgendwo auf.

00:11:33: Das klingt banal aber verkürzt diese Wiederanlaufzeit von drei und zwanzig Minuten von denen wir vorher gesprochen haben auf zwei bis drei Minuten und das ist natürlich schon signifikant.

00:11:45: der Schlüssel ist da die Gewohnheit unterbrechung notiz reaktion notiz lesen zurück dass es die richtige reinfolge.

00:11:53: jedes mal und ausnahmslos Ja, das sind die vier Schritte und wenn du dir jetzt noch in einen fünf Tage Umsetzungsplan gießen willst habe ich das natürlich auch für dich mitgebracht.

00:12:02: Tag eins benachrichtigungsordnet durchführen.

00:12:04: alles was nicht lebensnotwendig ist weg.

00:12:07: Tag zwei die ersten neunzig Minuten Flokusblock in den Kalender eintragen am besten irgendwann morgens Handy raus.

00:12:14: Tag drei E-Mails nur noch dreimal täglich lesen.

00:12:18: vielleicht dann ein Autoresponder einrichten.

00:12:20: Tag vier Recovery Ritual einüben bei jeder Unterbrechung Notiz schreiben bevor er reagiert.

00:12:26: Tag fünf Rückblick, wie viele echte Fokus Minuten hattest du diese Woche im Vergleich zu den davorherrigen Wochen?

00:12:33: Du wirst das am Tag fünf schon merken.

00:12:35: Das ist definitiv so!

00:12:37: Vielleicht kennst du eine Person bevor wir hier zur Zusammenfassung dieser Folge kommen.

00:12:41: Vielleicht kennste du einer Person für die dieser Podcast und dem Speziellen vielleicht sogar diese Podcastfolge extrem spannend sein könnte.

00:12:48: Wenn dem so ist dann freue ich mich wenn du diesen Podcast weiter empfehlst.

00:12:52: vielen lieben Dank auf jeden Fall von meiner Seite dafür.

00:12:55: Also fassen wir zusammen.

00:12:57: Zweihundertfünfundsiebzig Unterbrechungen pro Tag, dreiundzwanzig Minuten wieder Anlaufzeit pro Unterbrechnung, siebenvierzig Sekunden durchschnittliche Aufmerksamkeit auf einer einzelnen Aufgabe – das sind Zahlen über andere Leute!

00:13:11: Das sind Zahlen für dich und mich aber du kannst diese Kette brechen.

00:13:17: Die vier Schritte nochmal Benachrichtungsortit, Fokusblöcke, Kommunikationsbündeln, Recovery Ritual Das ist es schon wieder gewesen, oder?

00:13:25: Sofortmaßnahme öffne jetzt dein Handy.

00:13:28: Gehe auf die Mitteilungen schalte alles ab was nicht wirklich notwendig ist.

00:13:30: das dauert fünf Minuten und es ist die produktivste Sache die du heute tun wirst.

00:13:34: das kann ich dir versprechen.

00:13:36: ja und wenn du noch mehr Produktivitätsboost in deinem Leben haben willst dann komm sehr gerne in die Mangold Academy beziehungsweise in der Selbstmanagement Rocks Masterclass.

00:13:46: Die Infos dazu die findest Du natürlich in den Schornots!

00:13:50: Das soll schon wieder gewesen sein.

00:13:52: Ich wünsch Dir also Viel Erfolg bei der Umsetzung, machts gut und genießt den Tag.

00:13:56: Ciao ciao!