00:00:00: Hallo und ein herzliches Willkommen in einer neuen Podcastfolge des Zeit- und Selbstmanagement-Podcasts.

00:00:05: Mein Name ist Thomas Mangold, ich freue mich sehr, dass du wieder mit dabei bist!

00:00:10: Heute plaudern wir über Gewohnheiten, über Habits, die Du über den ganzen Tag einsetzen kannst um produktiver, effizienter und effektiver zu werden – es werden einige dabei sein Die kennst du vielleicht schon, es werden aber auch einige dabei sein.

00:00:27: Lass uns einfach durchgehen und hör dir dieser Podcastfolge so an als würdest Du unbedingt neue Habits suchen und dann kannst Du für Dich selbst entscheiden welcher Du am Ende des Tages umsetzen willst.

00:00:39: Ich habe es ein bisschen kategorisiert in Kategorie eins Morgen Routine- und Aufgabenplanung.

00:00:44: in Kategory zwei Digitaler Minimalismus und Smartphone.

00:00:47: in Computer und Effizienz.

00:00:50: in Kategorie vier, Organisationen und Kommunikation.

00:00:54: In Kategorie fünf, Lifestyle und Outsourcing.

00:00:56: Und in Kategory sechs, Arbeitstag beendet sozusagen.

00:01:03: Ja, und starten wir gleich mal durch mit der ersten Routine oder mit dem ersten Kategori besser gesagt – mit Morgenroutine- und Aufgabenplanung!

00:01:12: Und das erste, was du dir in der Früh stellen solltest ist nicht welche Aufgabe habe ich denn heute zu erledigen sondern stelle das Ganze ein bisschen als Abenteuerfrage.

00:01:24: Jeden Morgen frage dich einfach Was ist mein heutiges Abenteuern?

00:01:28: Allein wenn du dieses Wort ersetzt aufgabe statt Abenteuer-Startaufgabe nutzt, dann fördert das spielerisch die Motivation und auch den Fokus.

00:01:39: Solche kleinen Wortänderungen haben oft eine enorme Wirkung.

00:01:43: Das ist das Ähnliche wie wenn du auf der Tutuliste einfach nur drauf schreibst, Blogartikel.

00:01:48: Schreibt doch ein Tunwort dahinter!

00:01:50: Wie Blogartikel schreiben, Podcast aufnehmen... Also das ist wichtig und so kleine Worte können manchmal eine große Wirkung haben.

00:02:00: Was ist mein heutiges Abenteuer statt?

00:02:02: was ist meine heutige Aufgabe?

00:02:03: Klingt doch mal gleich viel besser!

00:02:07: Heck Nummer zwei ist das Kalenderblocking, wir haben schon öfters darüber gesprochen aber nach wie vor weiß ich dass es viele leider Gottes nicht tun und sich damit wirklich viel Potenzial nehmen.

00:02:20: Ich kann dir nur vorschlagen, den deinen Tag in vier Bereiche zu unterteilen.

00:02:24: Erstens mal in dem Bereich Fokuszeit, zweitens im Bereich Kommunikationszeit, drittens im Bereich Bufferzeit und viertens im Bereich Freizeit.

00:02:33: Und diese Blöcke sollten auch in deinem Kalender stehen!

00:02:36: Wann willst du die Fokuszeithaben machen?

00:02:38: Wann willst Du hochkonzentriert und hochfokussiert an Deinen Aufgaben

00:02:43: arbeiten?!

00:02:44: Dieser Block muss im Kalender stehen.

00:02:46: Wann willst du kommunizieren?

00:02:47: Also wann willst Du Meetings haben, Telefonanrufe erledigen, WhatsApps, Slack nachrichten, Telegram was auch immer da dazugehört!

00:02:54: Wann willst Du das

00:02:55: machen?!

00:02:56: Wann Willst Du Bufferzeit lassen?

00:02:57: Wann Wilst Du Dir freilassen für Dinge von denen Du weißt dass sie im Laufe des Tages hereinkommen werden?

00:03:03: Wanne willst Du dir dafür Zeit lassen die Du dann halt auch erledigend musst in irgendeiner Art und Weise Und Wann soll der Arbeitstag dann beendet sein?

00:03:12: Das ist das eine Thema Freizeit?

00:03:13: bzw.

00:03:14: wann ist die Bausengestaltung?

00:03:17: Wenn du das halbwegs vernünftig in deinen Kalender blockst, jetzt die Zeiten dafür blockst dann wirst Du ein viel viel einfaches Leben haben.

00:03:25: Definitiv!

00:03:27: Also das Heck Nummer zwei.

00:03:28: Heck Nummer drei in diesem Bereich ist Aufgaben mit Zeitlimits versehen.

00:03:32: Ich versuche immer noch wenn neue Aufgaben hereinzukommen mir einen Zeit Limit für diese Aufgaben zu setzen.

00:03:39: Warum?

00:03:40: A. Es schulde meine Kompetenz in Einschätzen, wie lang wird eine Aufgabe dauern und B habe ich natürlich dann das Pareto-Prinzip hinter mir nämlich dass ich mich auf die wirklich wichtigen Dinge fokussiere weil ich weiß ich habe nicht aus unendlich viel Zeit und damit automatisch der Fokus auf das Wichtige geht.

00:03:58: ganz ganz wichtig.

00:04:00: Und da natürlich Hack Nummer vier der Fokusteimer.

00:04:04: Er läuft auch gerade herunter, meine Focuszeit dauert in dem Moment hier noch sechsohn achtzig Minuten und siebzehnt Sekunden.

00:04:11: Und ja das alles ist passiert in der Focuszeit wo ich wirklich Konzentration brauche, wo ich die wichtigsten Aufgaben erledige.

00:04:17: eine davon ist diesen Podcast zu erledigen einer weitere davon ist dann noch ein Video zu konzipieren und einiges mehr.

00:04:24: und das alles will ich eben in dieser Focus Zeit machen und deswegen läuft da einen Timer mit der mich auch darauf hinweist hey Minimiere die Ablenkungen.

00:04:34: Fokussier dich auf das wirklich Wichtige, denn die Zeit tickt da herunter!

00:04:38: Jetzt sind es nur noch ueinachzig Minuten und viertig Sekunden.

00:04:42: Und das ist etwas was ebenfalls natürlich wichtig ist.

00:04:45: Das also die Hacks die du bei Morgenroutine- und Aufgabenplanung anwenden kannst.

00:04:50: Gehen wir weiter zum nächsten Bereich zur nächsten Kategorie.

00:04:53: Das ist digitaler Minimalismus unter Smartphone.

00:04:57: Und dass die erste Gewohnheit anrunden solltest ist den Abstand zu deinem Handy zu vergrößern und auch zu halten.

00:05:06: Während der Arbeit.

00:05:07: das Minimum was du tun solltest, ist natürlich oft nicht stören ob das Handy mit dem Display nach unten auf dem Tisch legt.

00:05:13: Idealerweise aber je größer der Abstand ist desto besser.

00:05:16: vielleicht hast Du noch eine Arbeitsfläche am anderen Ende Deines Büros oder einen anderen Raum zur Verfügung wo es mal liegen bleiben darf.

00:05:24: Das vermeidet natürlich die Aufmerksamkeit, die du dem Handy widmest oder verringert die Aufmersamkeit, wie du den Handy widmist immer wieder.

00:05:33: Ganz ganz entscheidender Punkt hier auch!

00:05:37: Dann dauerhaft im Nicht-Stören-Modus sein und nur wirklich wichtige Kontakte deine vorgesetzten vielleicht die wichtigsten Kunden wenn es da welche gibt unnatürlich Familie deinen inneren Sorge.

00:05:47: die dürfen durchkommen.

00:05:49: alles andere ist dauerhaft auf nicht stören gestellt.

00:05:52: Auch eine coole Strategie, die ich den größten Teil des Tages anwende.

00:06:05: App-Sperre ab einer gewohnten Zeit.

00:06:08: Es unterbindet einfach dieses sinnlose Scrollen am Abend, das schützt einen Schlaf und schützst auch die positiven Gedanken denn bei durchm Bissumscrollen kommt er nicht nur schön aus sondern auch auf Negatives und das ist ein wichtiger Punkt den du unbedingt umsetzen solltest.

00:06:23: Habit Nummer vier in diesem Bereich ist einfach dein handy freies Bett.

00:06:27: Das Telefon hier so weit wie möglich vom Bett weg legen dort laden irgendwo was auch immer.

00:06:34: Auch das hilft beim Schlaf und ist definitiv etwas, was dir mehr Lebensfreude geben wird.

00:06:44: So weit also zum Thema Digitalismus und Smartphone.

00:06:52: Kommen wir jetzt zu den Gewohnheiten betreffend der Computereffizienz, da ist eines ganz klar – Wir haben es in der In-der-Sephsmanagement Rockmaster-Gas auch schon als Workshop gehabt, da die digitale Systemproduktivität, da hat er lieber Norbert Gleiber einen Vortrag gehalten, er arbeitet damit im Elgato Stream Deck.

00:07:12: das ist eigentlich ein Gerät das für Streaming erfunden wurde mittlerweile aber auch viele Arbeiten erledigt.

00:07:19: Ich habe jetzt zum Beispiel meinen Podcast-Screen offen, ich hab hier mit einem Dassendruck alles was ich für den Podcast brauche da!

00:07:26: Ich hab Garageband, mit dem ich aufnehme und ReSound, mit denen ich den Ton verbessere.

00:07:30: Ich hab BodyG, wo hochgeladen wird.

00:07:32: Ich habs Cast Magic, mit der ich meine Shownutz und so weiter erstelle.

00:07:36: Das heißt ich brauch nur die einzelnen Knöpfe auf diesen Stream Deck bedienen.

00:07:39: Ich brauch nicht irgendwie in die Favoriten gehen irgendwo was suchen oder ähnliches ist wirklich eine coole Sache und erleichtert das Leben im Endeffekt.

00:07:47: Also ich kann hier auch zum Beispiel mit einem Dassendruck mehrere Seiten dann aufmachen.

00:07:52: Das ist zum Beispiel, wenn ich Buchhaltung mache ganz spannend.

00:07:55: also das ist wirklich etwas cooles.

00:07:56: wenn du dazu mehr erfahren willst den Workshop findest du in der Selbstmanagement Rocks Masterclass und ich verlinkte auch die digitale System Produktivität dem Kurs von Norbert Gäuber.

00:08:06: da kannst du natürlich auch reinschauen und kannst dir da anschauen was er da so macht.

00:08:11: aber dass steigert die Effizienz eigentlich oder was es eigentlich unheimlich.

00:08:15: ja das wollte ich sagen.

00:08:17: So dann, ja den Herr Nixthack den Launcher nutzen also Programme über die Tastatur öffnen.

00:08:23: Wenn du schon nicht die digitale Systemproduktivität anwendest dann musst du zumindest ein paar Dasten kürzeln bemerken.

00:08:29: beim Mac heißt Spotlight bei Windows ist es die Windows-Taste also beim PC und da kannst du dann Apps eben sehr schnell starten.

00:08:37: auch das sollte man sich angewöhnen hilft definitiv um schneller voranzukommen.

00:08:42: Dann Text Expansions.

00:08:43: Also wirklich Kürzel für deine getippten Texte, die du immer und immer wieder brauchst zu verwenden.

00:08:50: Ich benutze da das Tool Rocket Type ist.

00:08:52: Das gibt es auch den Text Expander.

00:08:54: Es gibt mittlerweile auf iOS auch Bordenmittel dafür aber das ist halt wichtig.

00:08:58: Ein paar Kürzeln zu merken, die das dann extrem schnell machen zum Beispiel die Signatur oder die E-Mail Signature oder deine Adresse die Steuernummer, die Umsatzsteuerarty oder Kreditkartennummern, die du halt immer wieder brauchst oder ähnliches.

00:09:14: Also das sich zu merken und da sich kürzelt so machen ist definitiv etwas was sehr, sehr spannend ist!

00:09:20: Und der letzte Hack, den ich dir hier in diesem Zusammenhang gehen kann ist Diktieren statt zu tippen.

00:09:26: Sprachnachrichten zu nutzen oder die KI-Diktierfunktion zu nutzen.

00:09:30: Sprechen ist halt immer schneller als Schreiben und ich kann dir auch nur hier den Tipp geben nutze Whisperflow dafür.

00:09:37: das ist definitiv ein extrem cooles Tool.

00:09:40: auch das verlinke ich dir natürlich in den Show Notes.

00:09:42: Extrem cooles Tool, ich nutze es jetzt mittlerweile seit über einem Jahr.

00:09:46: Ich spreche nur noch, kann da korrigieren und alles.

00:09:49: Du brauchst da keine Kommas einsprechen, kein gar nichts!

00:09:51: Es funktioniert wirklich einwandfrei und du hast dann einfach extrem schnell deine Dinge erledigt vor allem was Kommunikation betrifft.

00:09:59: wir kennen sehr Emails, Slack Nachrichten usw.

00:10:02: wo man eigentlich ewig tippt.

00:10:04: das ist natürlich etwas Cooles wenn man das dann relativ schnell erledigen kann.

00:10:09: Sobald also ein paar Hex zum Thema Computer Effizienz.

00:10:12: Dann kommen wir weiter zu den Organisationen und Kommunikationen.

00:10:17: Da kann ich dir nur empfehlen wirklich deine Gedanken!

00:10:21: Aber auch Aufgaben, die dir einfallen sofort entweder in einer App oder auf einem Blatt Papier zu bringen um den Gehirn zu entlasten.

00:10:28: Da geht es um den sogenannten Zagane-Gefekt.

00:10:31: der Zagana-Geffekt sagt nichts anderes aus als dass wir uns unerledigte Baustellen in unserem Kopf immer wieder aufbaut und ins damit beim produktiven Effizienten und Effektiven arbeiten einfach immer und immer wieder stören und damit unsere Performance maximal mit lindern und mindern.

00:10:50: Und das ist natürlich etwas, was ebenfalls wichtig ist.

00:10:53: Das heißt ich habe hier immer so kleine Notizzettel liegen auf denen notiere ich mir meine Dinge am Abend werden die dann verarbeitet.

00:11:00: spätestens am Abend werde sie verarbeitert und dann sind Sie in irgendeiner App oder irgendwo wo Sie halt hingehören drinnen.

00:11:06: also diesen Hack kann ich dir nur mit auf den Weg geben denn damit arbeitest du definitiv schneller!

00:11:12: Dann ja die ganzen Messenger-Dienste die es da gibt haben wir auch schon einfach geblockt abzuarbeiten Das ich nutze, das Tool Beeper.

00:11:20: Auch das habe ich schon mehrfach hier besprochen in einer eigenen Podcast-Folge.

00:11:24: Ich hab im Beepa alles drin von einem Messenger-Dienst.

00:11:27: Es gibt Instagram, natürlich Telegram, WhatsApp, Slack, Google Chat weil ich in den verschiedenen Projekten... Teilweise mit Kunden halt verschiedene Messenger-Dienste benötigen.

00:11:40: Die sind alle an einem Ort und ich kann die alle von diesem einen Ort aus bearbeiten, ich brauche nicht in die einzelnen Unterapps reingehen.

00:11:47: Das erspart natürlich viel Zeit plus diese Messenger Dienste geblockt abzuarbeiten.

00:11:51: In meinem Fall ist es zweimal am Tag macht auch definitiv Sinn!

00:11:57: Der letzte Heck, den ich dir dazu geben kann zum Thema Organisation und Kommunikation ist schlicht und einfach die Erhöhung der Abspielbeschwindigkeit.

00:12:04: Vollkommen egal ob du Audio-Books, Videos, Sprachnachrichten, Podcasts hörst höre einfach auf eine Komma fünffacher bis zweifache Geschwindigkeit.

00:12:11: das spart nicht nur Zeit sondern es erhöht auch den Fokus weil wenn etwas schneller passiert dann können wir uns nicht so ablenken.

00:12:19: Wenn jemand ganz langsam redet, dann wirst du vielleicht merken wie du plötzlich andere Dinge zu tun beginnst und das ist natürlich alles andere als gut.

00:12:26: Sondern mit schneller aber dafür fokussierter.

00:12:29: Das ist definitiv auch etwas was ich dir ans Herz legen kann!

00:12:34: So viel also dazu.

00:12:36: und damit kommen wir zur vorletzten Kategorie nämlich Lifestyle und Outsourcing.

00:12:41: Und da, als ersten Hack kann ich dir nur empfehlen den Kopplungseffekt zu nutzen.

00:12:45: Also zwei Aktivitäten miteinander zu kommunizieren die unterschiedliche Sinne nutzen zum Beispiel Hörbuch oder Podcast hören und dabei Autofahren oder Walking Meetings finde ich auch super.

00:12:57: Ich find das wirklich cool, dass es immer mehr Meetings gibt in den Firmen wo man sagt hey geh raus, geh spazieren, geh einmal um dem Blockar gehen die Natur wenn du's in der Nähe hast und wir brauchen uns nicht sehen, wir wissen eh wie wir aussehen und wir bladern einfach auf diesen Spaziergang miteinander top!

00:13:13: Oder schreibtisch aufräumen während man telefoniert und ähnliches.

00:13:16: also das sind so Kopplungseffekte die man unbedingt nutzen sollte.

00:13:20: dann wieder keine Termine.

00:13:22: Auch was, was wichtig ist.

00:13:24: Fixe Blöcke für Privates einführen zum Beispiel eine Friends Night oder ein Networking Night.

00:13:29: gewisse Termine für Fitness in den Kalender zu schreiben Date Night kann da natürlich noch reinspielen und ähnliches.

00:13:36: Denn was im Kalender steht das ist dann schon mal da Und dann müsste man es jetzt aufwendig verschieben oder absagen und meistens bleibt es dann auch drin stehen und nur zusätzlich ernutzen.

00:13:45: der Koordinationsaufwand dazu ist natürlich ein sehr sehr geringer logischerweise.

00:13:51: Dann, weiterer Heck den ich dir einführen kann der für mich wunder wirkt ist einfach den Dreckstag einzuführen.

00:13:56: Unliebsame Aufgaben an einem speziellen Tag zu schieben und dann geblockt abzuarbeiten.

00:14:01: Bei mir reicht er zum Glück ein Tag im Monat.

00:14:04: das ist immer der dritte Freitag im Monate.

00:14:06: wenn nicht am dritten freitag nicht können sollte es da vierte freitage im monat.

00:14:10: so einfach ist das geregelt.

00:14:12: alle Aufgaben von denen ich weiß uiuiui das wird wahrscheinlich so eine Aufgabe sein die schiebe ich jetzt ewig auf meiner tutuliste voran.

00:14:20: Das wird nicht passieren, denn ich schieb die gleich in der Regel auf den dritten Freitag im Monat.

00:14:25: Und ja!

00:14:25: Der dritte Freitage im Monate ist nicht unbedingt der schönste Tag, das ist nicht der Tag an dem er sich freut aber wenn es mal erledigt ist dann ist man wirklich erleichtert und freut sich und weiß hey jetzt hat man wieder ein monat Zeit von diesen Drecksaufgaben und das ist auch nichts Schlechtes.

00:14:42: in diesem Sinne Nixter Heck ist natürlich Batching, das heißt gleichartige Aufgaben sammeln.

00:14:49: Ich habe da zum Beispiel meine Steuerbelege die ich an einem bestimmten Ort sammle in meiner physischen Inbox wo ich die alles was physischer reinkommt, die ganze Woche sammelt und dann am Freitag abarbeite.

00:14:58: also auch das natürlich sinnvoll.

00:15:01: Nächster Punkt Automatisierungen, die KI Agents und auch dazu wird es zukünftig Podcast Folgen geben hier.

00:15:06: Ich beschäftige mich gerade sehr intensiv mit diesem Thema.

00:15:09: Die KI Agends nutzen um einfach Aufgaben loszuwerden, die du hast, die dir auf den Nerven gehen, die dich nicht willst – das ist definitiv etwas was hier ebenfalls wichtig ist!

00:15:21: Versuch dich in das Thema reinzufuchsen.

00:15:23: Ich weiß es ist so ein Ding, da hat man Aufwand definitiv und man muss da definitiv mal sich Videos ansehen oder Dinge dazu lesen.

00:15:31: Man muss sich die Tools ansehen, man muss das kennenlernen, man muß das ausprobieren.

00:15:35: Ja ja ich weiss dass!

00:15:36: Das ist alles mit zeitlichem Aufwand verbunden aber wenn du so einen KI Agent dann dauerhaft die Dinger abnimmst.

00:15:42: Wie cool ist denn das?

00:15:43: Also da auch definitiv spannend ist dabei.

00:15:46: Und Last but not least zu delegieren, das heißt unbeliebte Aufgaben auszulagern sofern und dass es wichtig die Kosten geringer sind als der eigene Stundenlohn.

00:15:54: Also eine Reinigungskraft zu engagieren ein Executive Assistant zu engagiert und ähnliches ist definitiv etwas was da dazugehört.

00:16:04: So viel mal zum Lifestyle und Outdoor Singen.

00:16:07: und lass uns jetzt zum letzten Block kommen nämlich den Arbeitstag zu beenden.

00:16:11: Auch da habe ich ein paar Hex, auch Gewohnheiten die definitiv sehr spannend sind und der erste ist einfach eine kurze Tagesreflexion zu machen.

00:16:19: Ich hab dann meine Smiley-Liste.

00:16:20: auf dieser Smiley Liste gibt es einen lachende Smiley, ein lächelnde Smiley oder ein neutrale Smiley.

00:16:26: Ein trauriger Smiley und ein weinender Smiley!

00:16:28: Und ich versuche den Tag dann einfach zu bewerten.

00:16:31: Wie war der?

00:16:31: War ich produktiv, effizient?

00:16:33: Wäre ich effektiver alles gebastet?

00:16:34: Dann kommt das Lachende oder das Lächelnde.

00:16:36: Wenn die beiden kommen habe ich nichts weiter zu tun und ist die Tagesreflexion auch schon wieder beendet.

00:16:41: Wenn aber ein neutrales, trauriges oder weinendes Smiley da ist, muss ich mir überlegen was ist heute schief gelaufen und was sind die einen oder zwei Punkte die ich morgen besser machen will damit mir das Morgen nicht wieder passiert also dass es definitiv eine sehr sehr einfache, aber ich hocheffektive Aufgabe.

00:17:00: Dann die Arbeitsflächen komplett freiräumen.

00:17:01: auf meinem Schreibtisch übernachten eigentlich nur diese Zettel von denen ich vorher gesprochen habe allerdings die leeren natürlich nur die ausgefüllten Übernachten nicht auf meinem schreibtisch.

00:17:10: Die werden abgearbeitet.

00:17:12: also das kommt weg und dann bleibt eigentlich nur im Haus dass der Tour und halt die technischen Geräte da liegen.

00:17:17: alles andere kommt weg.

00:17:19: oder heißt Ich komme in der Früh rein hab eine komplett frei Arbeitsfläche Und das ist wirklich etwas angenehmes, als wenn überall die Zetteln, die Akten, die Papiere stapeln würden.

00:17:29: Das wäre definitiv nix!

00:17:31: Und last but not least... Die Shutdown-Routine sozusagen.

00:17:36: Das ist ein kurzes, verbales oder physisches Signal am Ende des Arbeitstags, dass deinem Gehirnsignalisiert.

00:17:41: so du darfst jetzt aufhören über Arbeit nachzudenken.

00:17:46: Wenn ich das Büro verlasse dann versuche ich die Tür hier vom Büro ein bisschen Ja jetzt nicht zuzugnallen, aber ein bisschen stärker zuzumachen.

00:17:54: Dann kommt so ein dumpfer Knall und dieser dumpfe Knall ist wirklich etwas was mir hilft abzuschalten wo es dann heißt perfekt erledigt Arbeit ist durch Jetzt gehts in den Feierabend hinein.

00:18:06: Das sind also die Tipps die ich dir mit auf den Weg geben kann.

00:18:10: Es ist sicherlich sehr wertvolles dabei.

00:18:13: Es wird jetzt sicherlich keinen Sinn machen, alles auf einmal zu implementieren.

00:18:16: Aber versuch einfach die Tipps, die dir jetzt noch in Erinnerung geblieben sind von denen du gesagt dachtest ja, die will ich unbedingt umsetzen.

00:18:23: Versuch die langsam aber stetig in dein Leben zu integrieren und du wirst sehen wie vieles einfacher wird.

00:18:30: Ja und wenn du jemanden kennst dem diese Podcast Folge gefallen könnte dann freue ich mich, wenn du die Podcast Folge mit dieser Person teilst.

00:18:36: Falls du sie noch bewerten willst diesen Podcast auf der Podcastblatt von deiner Wahl Apple Podcasts Spotify wo auch immer freue ich mir natürlich auch sehr darüber.

00:18:44: ja in diesem Sinne sage ich wie immer vielen Dank fürs dabei sein.

00:18:47: mach es gut und genieße den Tag tschau tschauer.