00:00:00: Hast du ständig das Gefühl, dass du gegen unsichtbare Barrieren kämpfst und Projekte einfach nicht vorankommen?

00:00:06: Du kannst alles planen, doch irgendwie zieht sich alles in die Länge, es zieht sich alles hin und deine Doduliste wird von Tag zu Tag länger, als

00:00:15: irgendwann abgearbeitet zu sein.

00:00:18: Wahrscheinlich liegt es an einem versteckten Engpass in deinem Workflow, an einem Bottleneck oder

00:00:25: Flaschenhals. Und ich habe natürlich eine gute Nachricht für dich in diesem Podcast. Sobald du diesen Flaschenhals erkennst und beseitigst,

00:00:33: wirst du überrascht sein, wie viel schneller und wie viel stressfreier alles abläuft.

00:00:38: Lass uns heute also über die Bottleneck-Analyse plaudern und herausfinden, was dich wirklich bremst und

00:00:43: wie du deine wertvolle Zeit verlierst. Das Ganze machen wir, indem ich dir zeige oder erkläre besser gesagt, was die Bottleneck-Analyse

00:00:52: eigentlich ist. Dann werden wir schauen, wie du diese Bottlenecks, diese Flaschenhälzer erkennen kannst und wir werden natürlich Maßnahmen zur

00:00:59: Beseitigung des Bottlenecks besprechen und am Ende werde ich noch

00:01:03: Praxisbeispieler mitbringen und einen ganz ganz wichtigen Tipp, der kommt auch noch am Ende und damit

00:01:08: Hallo und herzlich willkommen in dieser Podcastfolge. Mein Name ist Thomas Mangold und ich freue mich sehr, dass du wieder mit dabei bist

00:01:15: in diesem Podcast.

00:01:17: Ja, Bottleneck-Analyse, was ist das eigentlich?

00:01:22: Lass uns also jetzt darüber plaudern, was eigentlich ein Bottleneck ist.

00:01:26: Kurz und prägrant könnte man sagen, ein Bottleneck ist ein Engpass, der den Fluss eines Prozesses verlangsamt.

00:01:34: Das beste Beispiel ist glaube ich ein Verkehrsstau.

00:01:37: Kennt jeder eine zu enge Straße oder irgendwo ein Autounfall auf einer Autobahn, ein zwei Spuren gesperrt und plötzlich entsteht eben dieser Engpass und plötzlich entsteht dieser Verkehrsstau.

00:01:48: Ein anderes Beispiel wäre z.B. aus der Produktion.

00:01:51: Eine Maschine in der Produktionslinie arbeitet langsamer als alle anderen Maschinen, das tun, wodurch der gesamte Prozess verzögert wird.

00:01:58: Also das ist im Prinzip ein Bottleneck, also ein Engpass, der den Fluss eines Prozesses verlangsamt.

00:02:05: Und es gibt viele verschiedene Arten von Bottlenecks.

00:02:08: Die wichtigsten habe ich dir hier natürlich mitgebracht.

00:02:10: Zunächst einmal sind das kurzfristige Bottlenecks.

00:02:12: Das sind temporäre Engpässe, die durch spezifische Umstände entstehen.

00:02:17: Z.B. ein dringendes Projekt herkommt herein, das bindet alle oder sehr, sehr viele Ressourcen und damit sind alle anderen Projekte mehr oder weniger in die Warteschleife.

00:02:26: Ich glaube, Kennt jeder, der einen vorgesetzt hat, der gerne mal mit unvorhersehbaren Aufgaben um die Ecke kommt, dann ist das ein kurzfristiger Bottleneck oder auch ein regelmäßiger Bottleneck, wenn der vorgesetzte öfters damit kommt.

00:02:39: Aber so was kann durchaus mal passieren.

00:02:41: Dann gibt es langfristige Bottlenecks.

00:02:43: Das sind strukturelle Probleme, die kontinuierlich die Prozesse bremsen.

00:02:48: Und das ist natürlich etwas, was schon weit schlechter ist.

00:02:52: Also wenn ich z.B. im Team immer zu wenige Mitarbeiter in einer Abteilung habe, dann ist klar, dass das ein langfristiger Bottleneck ist.

00:02:58: Dann gibt es auch interne Bottlenecks.

00:03:00: Das sind Engpässe, die innerhalb des eigenen Teams, innerhalb der eigenen Zuständigkeit auch, wenn du alleine bist, unterwegs bist oder innerhalb eines Unternehmens da sind.

00:03:09: Zum Beispiel unzureichende Tools oder ineffiziente Arbeitsprozesse.

00:03:13: Und dann gibt es natürlich noch die externen Bottlenecks.

00:03:15: Das heißt, das sind Verzögerungen von außen.

00:03:17: Zum Beispiel, keine Ahnung, wenn ein Lieferant nicht rechtzeitig liefert, dann steht natürlich auch der gesamte Produktionsprozess mehr oder weniger.

00:03:25: Oder wenn in meinem Fall zum Beispiel ein Freelancer nicht liefern sollte zeitgerecht, dann steht natürlich auch alles klarerweise.

00:03:33: Das sind also die Arten von Bottlenecks, die es geht.

00:03:36: Und all diese Bottlenecks, egal ob sie jetzt der kurzfristige, langfristige intern oder externe sind, haben natürlich negative Auswirkungen.

00:03:43: Auch vollkommen klar.

00:03:45: Zum Beispiel Zeitverlust.

00:03:47: Verzögerung ist natürlich immer mit Zeitverlust verbunden und das ist natürlich immer extrem schade.

00:03:53: Was dann in weiterer Folge meistens dazu kommt, ist Stress und Überlastung.

00:03:56: Es ist ganz klar, wenn ich irgendwo einen Bottleneck habe, der alles aufhält, dann kommt irgendwann der Stress oder die Überlastung dazu.

00:04:03: Und das sorgt natürlich für Druck auf der einen Seite und für Frustration auf der anderen Seite.

00:04:08: Da natürlich fehlende Flexibilität auch so eine große negative Auswirkung von Bottlenecks.

00:04:15: Das bedeutet nichts anderes als Bottlenecks erschwerens ganz einfach auf neue Chancen oder unerwartete Herausforderungen zum Beispiel zu reagieren.

00:04:24: Und natürlich auch die finanziellen Verluste.

00:04:26: Also vor allem in geschäftlichen Kontexten muss man sich immer überlegen, was sind die Kosten, die durch diese Ineffizienz verursacht werden.

00:04:34: Und das sind alles natürlich negative Auswirkungen, die ich am Sturm haben muss, die teilweise natürlich auch das Privatleben betreffen.

00:04:41: Also es gibt ja Bottlenecks in dem Berufsleben und Bottlenecks in dem Privatleben.

00:04:45: Du kannst das jetzt auf beide Bereiche anwenden und beide werden wir uns auch noch in Praxisbeispielen anschauen etwas später.

00:04:50: Aber das ist natürlich wichtig.

00:04:52: Zeitverlust, Stress und Überlastung, fehlende Flexibilität und finanzielle Verluste.

00:04:57: Ja und dann müssen wir uns zum Lastbord-Nordlisten anschauen, warum diese Bottleneck-Analyse denn so wichtig ist.

00:05:03: Und da sind wir schon einmal mit dem Ziel beschäftigt.

00:05:06: Das Ziel einer Bottleneck-Analyse ist den Engpass erstens mal zu identifizieren und zweitens zu beseitigen und dann in weiterer Folge noch den Prozessfluss zu optimieren.

00:05:16: Das ist die ideale Vorgehensweise einer Bottleneck-Analyse.

00:05:20: Also Engpass identifizieren, Engpass beseitigen, aber auch gleich den gesamten Prozessfluss nochmal anschauen und schauen,

00:05:27: könnte ich nicht noch irgendwo etwas optimieren.

00:05:30: Auch ein ganz ganz wichtiger Punkt.

00:05:32: Und dann tritt natürlich Produktivitätssteigerung ein, vollkommen klar.

00:05:36: Also wenn ich das mal behoben habe, wenn ich es erkannt habe und wenn ich es behoben habe, dann wird der Arbeitsablauf im Idealfall natürlich wesentlich effizienter.

00:05:44: Und ich kann natürlich den Fokus auf das Wesentliche legen.

00:05:47: Das heißt, die meisten Menschen da draußen bekämpfen bei Bottlenecks meistens die Symptome, zum Beispiel Überstunden, die werden bekämpft.

00:05:55: Wird aber die eigentliche Ursache des Problems adressiert dadurch?

00:05:59: Nein.

00:06:00: Wenn ich ineffizient bin und durch ineffizienzüberstunden machen muss, dann sind die Überstunden halt die Symptomekämpfung.

00:06:07: Aber ich habe nach wie vor trotz der Überstunden die ineffizienz im System.

00:06:11: Und das ist etwas, was die Bottlanalyse schon macht, dass der Fokus wieder auf das Wesentliche gerichtet wird.

00:06:16: Plus langfristige Verbesserungen sind ebenfalls natürlich am Start.

00:06:20: Das heißt, wenn du eine Bottleneckanalyse mal durch hast und wenn das für Entlastung sorgt, dann sorgt es meistens nicht nur für kurzfristige Entlastung, sondern es ist eine nachhaltige Optimierung.

00:06:33: Und das ist natürlich auch etwas, das sehr sehr positiv ist.

00:06:37: Nehmen wir ein Beispiel aus dem Büroalltag.

00:06:40: Ein Projekt kommt immer wieder ins Stocken, weil, und das ist halt der Grund, die Genehmigungsschritte durch den Manager oder durch die Führungsetage zu lange dauern.

00:06:49: Dann kann man natürlich sagen, was könnte die Lösung sein, kann man den Entscheidungsprozess irgendwie dezentralisieren, kann man den Entscheidungsprozess irgendwie schneller machen, damit das wieder funktioniert.

00:06:59: Aber auch in der persönlichen Selbstmanagementanalyse kann man natürlich Bottlenecks feststellen.

00:07:05: Ganz klar.

00:07:06: Also, hatte jetzt erst wieder einen Klienten zu viele Meetings gleich am Morgen, haben die Produktivität massiv gehemmt.

00:07:13: Und das ist natürlich auch etwas, was dramatisch ist.

00:07:16: Das heißt, wir haben dann geschaut, okay Meetings nicht in den ersten drei Arbeitsstunden, erst danach.

00:07:20: Und plötzlich war dieser Bottleneck weg, plötzlich war wieder wesentlich mehr Produktivität da und das ist natürlich auch etwas, was positiv ist.

00:07:29: Ganz klar.

00:07:30: Und dann noch natürlich in Unternehmen gibt es Beispiele dafür.

00:07:33: Also, wenn du sagst, ich mache die Bottleneckanalyse jetzt in der Produktionsanlage und ich spare mir damit irgendwie Zeit und Geld und so weiter, ist das natürlich auch etwas, was positiv ist.

00:07:42: Und jetzt habe ich schon zwei Dinge erwähnt vorher, die wichtig sind bei der Bottleneckanalyse.

00:07:46: Erstens mal, wie erkenne ich einen Flaschenhals an ein Bottleneck und zweitens, welche Maßnahmen zur Beseitigung setze ich.

00:07:54: Beginnen wir mal mit dem Erkennen.

00:07:56: Das ist nämlich gar nicht so einfach.

00:07:57: Das hört sich jetzt natürlich einfach an.

00:07:59: Ja, der Genehmigungsprozess ist schuld oder ja, die Meetings sind schuld oder dies und das in der Produktionsanlage ist schuld.

00:08:06: Das hört sich jetzt alles einfach an.

00:08:08: Aber viele, viele Firmen und viele, viele Menschen arbeiten jahrelang mit diesem Bottleneck.

00:08:13: Das heißt, dieser Bottleneck ist eigentlich zur Gewohnheit geworden und niemand hinterfragt ihn eigentlich mehr.

00:08:19: Und das ist das große Problem.

00:08:20: Das heißt, der entscheidende Moment ist eigentlich gar nicht so sehr die Beseitigung dieses Flaschenhals,

00:08:25: sondern der entscheidende Moment ist vielmehr, wie erkenne ich ihn.

00:08:28: Und das ist ganz, ganz wichtig.

00:08:30: Und deswegen ist es wirklich, wirklich entscheidend, dass du nochmal drauf schaust.

00:08:35: Voraussetzung für die Lösung ist natürlich, dass ich zunächst einmal was erkenne.

00:08:39: Und das ist ganz, ganz klar.

00:08:40: Und ich muss halt schauen, was sind die typischen Anzeichen so eines Bottlenecks.

00:08:44: Und da möchte ich auch ein paar mit dir durchgehen, damit das auch klarer wird.

00:08:48: Zum Beispiel wiederkehrende Verzögerungen.

00:08:50: Wenn Aufgaben oder werden Projekte immer länger dauern als geplant,

00:08:54: dann ist das ein klarer Hinweis auf einen Bottleneck.

00:08:57: Jetzt ist natürlich immer das Problem, wie viele Menschen, sie planen gar keinen Zeitbudget für Projekte.

00:09:05: Sie planen gar keinen Zeitbudget für Aufgaben.

00:09:07: Was natürlich absolut katastrophal ist.

00:09:10: Absolut katastrophal.

00:09:11: Aber wenn ich das plane, dann sehe ich sehr schnell, okay, ich habe eine Stunde geplant, ich habe zwei Stunden gebraucht.

00:09:17: Und wenn das immer wieder passiert, wenn das einmal passiert ist das überhaupt kein Thema,

00:09:20: einmal kann immer irgendwas dazwischenkommen.

00:09:22: Aber wenn es immer und immer und immer wieder passiert, beim selben Projekt, bei derselben Aufgabe,

00:09:26: ist das ein Indiz für einen Flaschenhals.

00:09:29: Oder wenn du persönlich überlastet bist oder Teammitglieder überlastet sind oder tools überlastet sind,

00:09:36: dann sind gewisse Personen vielleicht dieses Nadelöhr, die den gesamten Ablauf bremsen.

00:09:41: Also mal in dein Team zu schauen und wer es denn so dauerüberlastet,

00:09:44: kann definitiv auch ein Hinweis auf einen Bottleneck sein.

00:09:47: Oder wenn du selbst bist.

00:09:49: Oder wenn du selbst in gewissen Bereichen bist.

00:09:51: Schaut dir das einfach mal an, überleg dir das kurz.

00:09:54: Du kannst gerne jetzt, wenn ich alle durch bin, alle typischen Anzeichen von Bottlenecks mal kurz auf Pause kriegen und überlegen.

00:09:59: Aber lass mich noch fertigblauen, wir haben nämlich noch zwei.

00:10:01: Den unregelmäßigen Arbeitsfluss.

00:10:03: Manche Arbeitsschlieder laufen wahnsinnig schnell und bei manchen ist man ständig überlastet,

00:10:07: manche sind extrem mühsam.

00:10:09: Auch ein Hinweis auf einen Bottleneck.

00:10:11: Oder letzter Punkt, häufige Krisenmomente.

00:10:15: Also Engpässe führen zu Stresssituationen, weil Deadlands nicht eingehalten werden können, untergleichen mehr.

00:10:20: Auch das oftmals der Hinweis auf so einen Faschenhals.

00:10:24: Also lass mich noch mal kurz zusammenfassen, bevor du vielleicht kurz auf Pause kriegst und mal in deinem Arbeitsablauf,

00:10:28: aber auch im Privatleben überlegst, wo könnte ein Bottleneck sein?

00:10:32: Erster Punkt, wiederkehrende Verzögerungen.

00:10:34: Zweiter Punkt, Überlastung von dir selbst, eines Teammitglieds oder eines Tools.

00:10:39: Dritter Punkt, unregelmäßiger Arbeitsfluss.

00:10:42: Und vierter Punkt, häufige Krisenmomente.

00:10:45: Und wenn du dann einen Schritt weitergehen willst, das empfehle ich dir sowieso für all deine Prozesse.

00:10:51: Aber wenn du einfach mal diesen Prozess visualisierst, das heißt du einfach einen Diagramm erstellst sozusagen.

00:10:58: Also zum Beispiel ein Flowchart.

00:11:00: Was ist Schritt für Schritt in diesem Prozess alles notwendig?

00:11:04: Auch das ist natürlich dann sehr, sehr sinnvoll, um Bottlenecks zu erkennen.

00:11:08: Ich kann Abhängigkeiten dadurch erkennen.

00:11:10: Ich kann erkennen, welche Aufgaben müssen abgeschlossen sein, bevor andere Aufgaben angestoßen werden können, unter gleichen Mehr.

00:11:17: Also ich kann dir wirklich nur empfehlen, vor allem für die Prozesse, die du regelmäßig durchfüllst,

00:11:21: erstell mal so einen Flowchart.

00:11:24: Und du wirst erkennen in diesem Flowchart vielleicht das eine oder andere Bottleneck.

00:11:28: Du wirst erkennen in diesem Flowchart vielleicht die eine oder andere Problemzone.

00:11:31: Und das hilft definitiv auch.

00:11:33: Also definitiv solltest du es machen und alles visualisieren, im Form eines Flowcharts zum Beispiel,

00:11:38: wenn du definitiv einen Bottleneck erkennst.

00:11:40: Aber du solltest auch alle anderen Aufgaben, wo du sagst, das ist jetzt vielleicht kein Bottleneck drinnen,

00:11:45: die regelmäßig stattfinden mal, visualisieren, um vielleicht ineffizienzend trotzdem zu erkennen

00:11:50: und um diese dann zusätzlich noch optimieren zu können.

00:11:53: Das passiert mir immer wieder mal, dass ich sage, okay, ich habe irgendwo einen Bottleneck

00:11:57: und dann schaue ich mir den ganzen Flowchart an und dann denke ich, okay, da war zwar der Bottleneck,

00:12:02: aber da könnte ich eigentlich auch noch was optimieren.

00:12:05: Definitiv ein sehr, sehr wichtiger Punkt.

00:12:08: Also wenn du zum Beispiel feststellst, ich bringe jetzt wieder zwei Beispiele, damit das ein bisschen anschaulicher wird.

00:12:12: Wenn du feststellst, dass du jeden Morgen zu viel Zeit für deine E-Mails aufwendest,

00:12:17: dann musst du mal die Analyse machen.

00:12:19: Das heißt verfolgen, wie viel Zeit du täglich für deine E-Mails aufwendest und warum dauert das so lange.

00:12:25: Gibt es irgendwas, was du da machen könntest, dass es schneller geht?

00:12:28: Gibt es irgendwas, was du vielleicht delegieren könntest?

00:12:31: Gibt es irgendwas, wo du vielleicht noch darauf antwortest, wo du gar nicht darauf antworten müsstest?

00:12:34: Gibt es irgendwas, wo du vielleicht mit künstlicher Intelligenz, wenn du lange E-Mails bekommst,

00:12:38: dir das auf ein paar Sätze zusammenfassen lassen kannst und so erkennen kannst, ob das wichtig ist oder nicht?

00:12:43: Also du siehst, wir sind jetzt schon in den Lösungen drinnen natürlich, da kommt das gleich als nächsten Schritt,

00:12:47: aber zunächst einmal ist die Analyse wichtig.

00:12:49: Warum brauche ich so lange für meine E-Mails?

00:12:51: Danke für meine E-Mails.

00:12:52: ganz ganz wichtig. Oder in einem Teamprojekt, ein zweites Beispiel stellst du fest, dass

00:12:57: immer wieder auf Rückmeldung von einer bestimmten Person gewartet wird. Und dann könnte ich

00:13:02: natürlich das ganze umstrukturieren, dann könnte ich den Entscheidungsprozess vereinfachen.

00:13:06: Aber wichtig ist zunächst einmal, dass ich erkenne, die Person auf dessen Rückmeldung

00:13:11: wir immer wieder warten müssen, verzögert den Prozess. Das ist mal der erste wichtige

00:13:15: Punkt. Also, wie erkenne ich ein Bottleneck? Ich hoffe, ich habe das gar und anschaulich

00:13:20: jetzt hier mal gemacht. Und dann, wenn wir das mal erkannt haben, dann komme ich zum zweiten Teil,

00:13:27: nämlich eine ganz ganz wichtige Punkt, zu Maßnahmen, zur Beseitigung des Bottlenecks.

00:13:32: Die müssen wir jetzt setzen. Das ist mal sehr sehr wichtig. Und da wirst du jetzt vielleicht,

00:13:38: aufgrund dieser Podcastfolge, vielleicht auch, weil du jetzt mal drüber schaust, mehrere

00:13:42: Bottlenecks entdecken in deinem Arbeitsleben, in deinem Privatleben, wo auch immer in diversen

00:13:46: Projekten und so weiter und so fort. Also meistens, wenn man dann drauf schaut und wenn man so ein

00:13:50: bisschen in dieser Bottleneck-Analyse drinnen steckt, dann sieht man, oh, da ist einer,

00:13:53: oh, da ist noch einer, oh, oh, oh, oh, da sind noch ein paar, ja. Also das passiert dann meistens.

00:13:58: Das heißt wirklich, ich kann dir dann nur empfehlen, eine Liste zu erstellen und Prioritäten zu setzen.

00:14:04: Welchen Bottleneck willst du zuerst beseitigen? Und da gibt es ein paar Punkte, die du anwenden

00:14:11: kannst, um zu erkennen, welcher Bottleneck hat denn jetzt die Priorität? Also zum Beispiel könnt

00:14:16: du die Bewertung nach Impact machen. Das heißt, welcher Bottleneck verursacht die größten

00:14:20: Verzögerungen oder hat die schwerwiegenden Folgen? Punkt. Mit dem fange ich natürlich dann logischerweise

00:14:26: an. Du kannst aber auch eine Kosten-Nutzen-Analyse erstellen. Das heißt, welcher Bottleneck könnte

00:14:33: mit wenig Aufwand beseitigt werden und hat dabei aber eine sehr, sehr große Wirkung. Das ist ein

00:14:37: Kosten-Nutzen-Effekt. Auch sehr, sehr wichtig. Oder du sagst, ich mache es mit Risikoanalysen.

00:14:40: Engpässe priorisieren, die das größte Risiko für Deadlines, für Pages oder für die Qualität des

00:14:48: Outputs darstellen. Also das ist das, was du machen kannst. Bewertung nach Impact, Kosten-Nutzen-Analyse,

00:14:52: Risikoanalysen. Aber erstell mal eine Liste, welcher Reihenfolge du diese Bottlenecks abarbeitest

00:14:57: oder du kannst das natürlich auch delegieren. Dann haben wir definitiv ein paar Dinge zu tun.

00:15:04: Das heißt, wir müssen zunächst einmal, wenn wir so einen Bottleneck dann entdeckt haben,

00:15:07: müssen wir die Prozesse natürlich optimieren. Das ist mal ganz klar. Das heißt, Standardisierungen

00:15:13: herstellen. Abläufe, die immer wieder problematisch sind, durch klare standardisierte Prozesse ersetzen.

00:15:18: Meistens gibt es diese Bottlenecks, weil es eben diese Standardisierung der Prozesse nicht gibt.

00:15:23: Das ist mal ein wichtiger Punkt. Zweiter wichtiger Punkt ist beim Thema Prozesse optimieren Verschlankung.

00:15:28: Das heißt, überflüssige Arbeitsschritte, überflüssige Genehmigungsäbenen,

00:15:32: einfach eliminieren und den Fluss wieder zu den Beschleunigen. Und der dritte Punkt,

00:15:36: wenn ich Prozesse optimieren will, ist Optimierung durch Feedback. Eng mit einem Team zusammenarbeiten,

00:15:42: eng mit involvierten Personen zusammenarbeiten, um einfach ineffiziente Prozesse gemeinsam zu

00:15:48: überarbeiten. Das heißt, ich muss den Prozess definitiv mal optimieren und muss mir das anschauen.

00:15:52: Was aber neben der Optimierung noch wichtig ist, ist, dass sich Automatisierungen einsetzen.

00:15:57: Ganz, ganz wichtiger Punkt. Wir haben viele, viele Möglichkeiten heutzutage, um gewisse Dinge

00:16:03: zu automatisieren. Routine Aufgaben momentan halt vor allem. Aber das wird im Tag zu Tag

00:16:08: wird das eigentlich mehr und immer mehr geht es nicht nur in Richtung Routine Aufgaben,

00:16:12: sondern auch andere Aufgaben, die ich automatisieren kann. Durch Tools, durch Software. Also zum Beispiel

00:16:17: automatische Rechnungerstellung, zum Beispiel automatischer E-Mailversand. Und das gibt ja

00:16:22: jede Menge Tools. Ich nenne jetzt nur ein paar. Sepir, if the Standard, Make und so weiter sind

00:16:28: Tools, die da genau reinspielen. Und wenn du zu diesem Thema Automatisierung mehr erfahren willst,

00:16:33: dann lad ich dich recht herzlich ein auf autoflow.at zu gehen. Ich werde das natürlich auch noch in

00:16:39: den Indie-Show-Notes reinpacken, klarerweise. Und da kannst du dann wirklich mal schauen,

00:16:44: wie Andreas und ich die Prozesse in unserem Business, aber auch in unserem Privatleben

00:16:50: optimieren. Das heißt, wir machen dort Live-Workshops. Die sind kostenlos, die sind unverbindlich,

00:16:54: zumindest zum Zeitpunkt, wo ich das Podcast aufnehme, wo du reinschauen kannst und wo du die

00:16:58: Ideen holen kannst und wo du verschiedene andere Dinge dir anschauen kannst. Also autoflow.at,

00:17:05: gein und zusammengeschrieben. Genau, da kannst du das alles dir ansehen. Also Automatisierungen. Wo

00:17:13: kann ich automatisieren? Das muss ich mir natürlich ansehen, wenn ich Prozesse optimiere. Wo kann

00:17:16: ich delegieren? Ist der nächste Schritt. Aufgaben abgeben, die nicht zwingend von einem überlastenden

00:17:21: Teammitglied oder von dir selbst, wenn du überlastet bist, erledigt werden müssen. Das heißt,

00:17:25: ich muss auch irgendwann mal, und das ist größtenteils in Teams leider nicht der Fall, ich

00:17:30: muss irgendwann mal klare Verantwortlichkeiten schaffen, um sicherzustellen, dass Aufgaben

00:17:34: eben gleichmäßig verteilt sind. Auch ganz klar, definitiv. Ein weiterer Punkt, Flaschenhelse,

00:17:40: Engpässe oder bottlenecks zu beseitigen, ist eben durch Trainings, durch Schulungen,

00:17:45: durch Coachings, um die Mitarbeiter qualifizierter zu machen und um die Kapazitäten zu erweitern.

00:17:50: Also auch das noch ein wichtiger Punkt. Das heißt, Tools und Fähigkeiten zu vermitteln,

00:17:56: die eben helfen, effizienter zu arbeiten. Software Schulungen, Zeitmanagement Schulungen,

00:18:00: Selbstmanagement Schulungen, Automatisierung Schulungen, all das fällt dahinein definitiv

00:18:05: etwas, das sehr, sehr spannend und wichtig ist. Ja, und last but not least, spezifische

00:18:12: Lösungsansätze für häufige bottlenecks, möchte ich noch mit dir durchgehen, um das

00:18:17: auch ein bisschen zu spezifizieren, bevor ich noch einen wichtigen Tipp für dich habe,

00:18:22: natürlich auch zum Thema bottlenecks. Und zwar Zeitfresser Meetings, so ein Beispiel. Wie kann

00:18:29: ich jetzt da es machen, dass ich meine Meetings kürter und effizienter werden? Da kann ich zum

00:18:34: Beispiel eine Agenda festlegen, da kann ich nur relevante Teilnehmer anlösten, da kann ich

00:18:38: gerade Zeit und Sprechlimit setzen. Da gibt es viele, viele Möglichkeiten, wenn du in der

00:18:41: Selbstmanagement Rocks Masterclass ist, hast du ja den Kurs effiziente Meetings da drinnen,

00:18:46: da ist es ein, es ist wirklich so einfach und ich bekomme zu diesem Kurs wahnsinnig viel Feedback,

00:18:50: weil es tatsächlich so einfach ist und weil es tatsächlich enormes, enormen Impact hat,

00:18:55: wenn man ein paar Dinge halt implementiert. Es ist relativ einfach. Und dann kann ich natürlich

00:19:00: noch schauen, ist ein Meeting überhaupt notwendig? Und es gibt in diesem Kurs auch eine Checkliste,

00:19:04: wann ist ein Meeting notwendig und wann nicht? Ganz klar, und die brauche ich nur durchgehen und

00:19:08: da fallen schon viele Meetings weg. Was ich halt noch immer nicht verstehe, warum in manchen

00:19:13: Unternehmen nur als Beispiel so fix Meetings da sind. Das ist im Prinzip, wenn einer spricht und

00:19:20: alles, wenn einer spricht und alles schläft in Zustand, nennt man Unterricht. Also es ist ja

00:19:25: sinnlos, das kann ich doch heutzutage in eine Email packen, das kann ich in eine Sprachnachricht,

00:19:29: im Kollaborationstool packen. Es gibt viele, viele Möglichkeiten, da brauche ich kein Meeting

00:19:34: dazu. Oder natürlich nächster Punkt bei Bottle Next, wirklich E-Email-Überlastung, von vielen,

00:19:40: vielen immer wieder kommuniziert, meine E-Mails machen mich wahnsinnig. Da brauche ich dann

00:19:45: strukturierte E-Mail-Kommunikation. Wie kann ich das machen? Mit Filter, mit Automatisierung,

00:19:49: mit Vorlagen. Da geht so viel, wenn ich mir einmal Gedanken drüber mache. Und natürlich

00:19:54: feste Zeiten für den E-Mail-Check einplanen, anstatt ständig nur zu reagieren, ist auch ganz

00:19:58: klar. Also auch da, ich kann es mir mit den E-Mails, mit den neuen Tools, die es da gibt, so viel

00:20:03: leichter machen. Auch dazu werden Andreas und ich im Autofobleflow-Projekt übrigens definitiv mal

00:20:08: braunern, was da alles möglich ist. Und lasst mal noch ein Lothnissen nach langsamer Genehmigungsprozesse.

00:20:13: Da kann ich nur den Kopf schütteln und kann nur sagen, was der, ja, den Rest brauche ich nicht

00:20:19: aussprechen. Also wirklich Genehmigungsinstanzen vereinfachen, Genehmigungsinstanzen dezentralisieren.

00:20:25: Das heißt, Verantwortung für Entscheidungen delegieren, um den Prozess einfach zu beschleunigen.

00:20:31: Das ist relativ einfach. Es gibt mittlerweile so einfache Sachen, elektronische Signaturen,

00:20:36: Dokumentmanagement-Tools, die Genehmigung beschleunigen, Dokuseien, Adobe-Seien und so weiter,

00:20:42: wo ich sage, okay, ich kann mich absichern und mir ist klar, dass in wichtigen Prozessen

00:20:46: halt Absicherung da sein muss. Aber dann gibt es das doch so einfach umzusetzen, also wirklich

00:20:51: so einfach umzusetzen. Also das werden jetzt spezifische bottlenecks gewesen. Bevor ich auf die noch

00:20:59: weitere Praxisbeispiele eingehe, vor allem auf eins im Haushaltsmanagement und auf eins

00:21:03: im Zeit- und Selbstmanagement, falls dir diese Podcastfolge gefällt, freue ich mich, wenn

00:21:08: du sie weiter empfindest. Vielleicht kennst du jemanden, der von dieser Bottleneck-Analyse

00:21:13: auch profitieren könnte. Dann sei doch so lieb, teil diese Podcastfolge mit ihm. Ich würde mich

00:21:19: riesig freuen, weil ich einen höherer, einer höherer hin dazugewinne und du hast einen

00:21:23: guten Tipp gegeben und das gibt dir auch immer wieder. Dann gute Tipps zurück. In diesem

00:21:27: Sinne ist es eine Win-Win-Win-Situation und wie gesagt, ich würde mich riesig darüber freuen,

00:21:31: wenn du eine einzige Person, vielleicht auch mehrere, aber einer reicht schon, diese Podcastfolge

00:21:35: weiter empfiehlt. Vielen lieben Dank dafür. Also ein wichtiger Weg beim Bottleneck ist es noch und

00:21:43: das ist jetzt noch ein zusätzlicher Tipp, den ich dir gebe zu schauen, ist das ein Wissensproblem

00:21:48: oder ist das ein Umsetzungsproblem? Also auch darauf zu schauen, weil wenn es ein Wissensproblem ist,

00:21:54: dann musst du natürlich zuerst Wissen inhalieren und wenn es ein Umsetzungsproblem ist, dann musst

00:21:58: du natürlich schauen, wo ist da der Bottleneck? Also auch das noch ein ganz, ganz wichtiger Punkt.

00:22:03: Und kommen wir jetzt Lastbutton und Liste noch zu den Praxisbeispielen. Also Bottleneck im Haushalts

00:22:08: Management habe ich schon gesagt. In meiner privaten Umfeld erst passiert, also die Ausgangssituation.

00:22:13: Die Familie hat keine Zeit regelmäßig zu kochen, deswegen schlechte Ernährung,

00:22:18: deswegen Übergewicht über die ganze Familie verstreut. Relativ einfach zu klären gewesen.

00:22:25: Es wurden halt keine klaren Einkaufslisten erstellt. Es wurde das alles nicht genutzt. Wir können ja

00:22:31: mittlerweile mit einer App, wie bringe zum Beispiel, gemeinsam Einkaufslisten planen,

00:22:36: gemeinsam einen digitalen Essensplan erstellen und wöchentlich für die Vorbereitung rechtzeitig

00:22:42: zu sorgen und dann meal prep auch zu machen. Das heißt gewisse Mahlzeiten für Tage vorzubereiten,

00:22:47: wo ich weiß, es wird halt stressiger. Schlicht und einfach. Und damit haben wir einen Prozess

00:22:52: eingeführt in dieser Familie, wo wir gesagt haben, okay, wer ist für die Einkaufslisten zuständig,

00:22:58: wer ist für den Einkauf zuständig, was da auf der Einkaufsliste steht, wer ist,

00:23:03: da kann man auch in Teilbereiche unterteilen, wer ist für den Lebensmittel zuständig,

00:23:06: wer ist für dann andere Dinge zuständig. Wer ist dann am Ende dafür zuständig, dass es gekocht

00:23:12: wird und vorbereitet wird und dann halt als meal prep noch verpackt wird. Und da haben wir einen

00:23:16: schönen Plan erstellt und siehe, da es funktioniert einwandfrei. Die Fast-Food-Besucher,

00:23:22: Restaurabesuche haben sich de facto erübrigt. Und es gibt gesundes Essen, es gibt leckeres

00:23:28: Essen, alles bestens. Und nur weil ich mir ein bisschen angeschaut habe, okay, wo ist der

00:23:32: Bottleneck? Der Bottleneck war natürlich in der Planung. Der Bottleneck war definitiv etwas,

00:23:37: was man vermeiden kann. Und deswegen haben wir uns angeschaut, wie können wir diesen

00:23:40: Bottleneck der Planung erstens mal loswerden? Das haben wir über eine digitale App gemacht.

00:23:46: Und wie können wir in weiterer Folge dann die einzelnen Arbeitsschritte auf die

00:23:50: verschiedenen Köpfe der Familie aufteilen? Das heißt, wir haben in weiterer Folge dann auch

00:23:53: noch was optimiert. Definitiv etwas, was sehr, sehr spannend war und sehr, sehr lustig war. Aber

00:23:59: auch Bottleneck zum Beispiel im Zeitmeinagement von Selbstständigen hat jetzt wieder ein Gespräch

00:24:03: mit einem Selbstständigen, mehr oder weniger Freelancer, der eben Schwierigkeit hatte,

00:24:07: seine Projekte bündig abzuliefern, weil er eben viele administrative Aufgaben halt selbst

00:24:12: übernommen hat. Das heißt, das Bottleneck war jetzt gar nicht so sehr im Projekt direkt,

00:24:16: sondern das Bottleneck war einfach der administrative Aufwand, den er sich selbst

00:24:20: aufgeheißt hat. Und wir haben dann natürlich gesagt, tschau, du kannst das alles loswerden

00:24:24: und kannst dann sogar noch mehr Kunden annehmen, weil du ja mehr Zeit hast, wenn du das delegierst.

00:24:29: Und wir haben dann einfach Buchhaltung delegiert, wir haben Rechnungslegung delegiert,

00:24:33: an externe Dienstleister bzw. auch an Tools und siehe da plötzlich wieder mehr Zeit für die

00:24:39: Kernerbärte, wieder mehr Freude an der Arbeit auch, weil niemand macht, also,

00:24:42: tschuldige, an alle Buchhalter draußen, die meisten machen gerne nicht gerne Buchhaltung.

00:24:47: Insofern haben wir dann das auch geschafft. Also er hat dann seine Projekte bündig abgeliefert,

00:24:53: weil er eben wieder mehr Zeit für die Kernerarbeit hatte. Und manchmal ist es tatsächlich so einfach

00:24:57: und manchmal ist es halt ein bisschen komplexer. Und da muss ich halt dann immer überlegen und

00:25:02: genau schauen und genau analysieren. Das ist das, was wichtig ist. Ich hoffe, ich konnte dir mit dieser

00:25:08: bottleneck-Analyse wieder einiges mit auf den Weg geben, wieder ein paar Tipps für die Umsetzung

00:25:13: geben, wie du das machen kannst. Ja, freue mich über dein Feedback und ich freue mich,

00:25:19: wenn du noch ein, zwei Minuten Zeit hast und diesen Podcast bewertest auf der Podcastplattform

00:25:23: deiner Wahl Apple Podcasts Spotify, wo auch immer, auch darüber freue ich mich wie immer. Wenn du

00:25:29: Kritiken hast, wenn du Themenvorschläge hast, dann sehr, sehr gerne eine E-Mail an team@thomas-mangold.com.

00:25:36: Damit sei ich wie immer. Vielen Dank fürs Zuhören. Macht's gut. Viel Erfolg bei der

00:25:40: Bottleneck-Analyse und vor allem aber genießt den Tag. Tschau, tschau.

00:25:44: .