00:00:00: Hallo und herzliches Willkommen in dieser Podcastfolge. Mein Name ist Thomas Mangold und ich freue mich sehr, dich hier begrüßen zu dürfen.

00:00:06: Verschwendest du noch viel Zeit mit sinnlosen Umplanen und wundest du dich, dass deine Aufgabenliste von Mal zu Mal länger, länger und länger wird?

00:00:17: Hast du es satt, Aufgaben ständig vor dir herzuschieben, dann bist du hier in diesem Podcast genau richtig.

00:00:24: Denn es gibt hier und heute eine kleine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du deinen Tag effektiv umplanst, wenn es denn etwas zum Umplanen gibt.

00:00:32: Und wie du Prioritäten setzt und klaren Kopf behältst, ohne Stress und vor allem aber ohne sinnloses Aufschieben.

00:00:41: Und damit, wie gesagt, Hallo und herzlich Willkommen.

00:00:45: Ich möchte gleich hier zu Beginn die drei Pfeiler der Aufgabenplanung vorstellen, die für mich sehr, sehr wichtig sind.

00:00:52: Der Pfeiler Nummer 1 ist die ideale Woche, da kommen wir gleich noch dazu.

00:00:56: Der Pfeiler Nummer 2 ist die Tutuliste der Woche und der Pfeiler Nummer 3 ist natürlich dann auch der Kalender logischerweise.

00:01:04: Und diese drei Pfeiler sind ein sehr, sehr wichtiger Punkt, denn zunächst einmal geht es im Pfeiler Nummer 1 um die ideale Woche.

00:01:12: Und wenn du die Aufgabe der idealen Woche noch nicht kennst oder noch nicht gemacht hast, dann lad ich dich sehr, sehr dazu ein, diese nachzuholen.

00:01:18: Du findest sie in den schonuts, wenn du dich zum Bonusbereich der Mangold Academy einträgst, dann bekommst du von mir kostenlos und unverbindig.

00:01:26: Du kannst dich auch jederzeit dort wieder abmelden und austragen logischerweise, einen Kurs geschenkt.

00:01:30: Und in diesem Kurs geht es um sinnvolle Planung und wie du gut und effizient Tages- und Wochenplanung betreibst.

00:01:38: Und da drin stelle ich dir die Übung zur idealen Woche vor.

00:01:42: Das heißt, dass du mal dir Zeitbudgets sozusagen setzt für all deine Aufgaben.

00:01:47: Und ich weiß schon, jetzt sagt der eine oder andere oder denkt sich der eine oder andere, der das hier hört.

00:01:51: Ja, ist schon klar Thomas, aber bei mir geht das nicht.

00:01:54: Mein Leben ist einfach viel zu konfuß.

00:01:56: Das funktioniert nicht.

00:01:57: Ich kann da nichts planen.

00:01:58: Das funktioniert nicht.

00:01:59: Glaub mir, es funktioniert.

00:02:01: Es hat mit jedem und jeder funktioniert, mit der ich zusammengearbeitet habe.

00:02:06: Und es funktioniert auch bei dir.

00:02:08: Das Erste, was du mal aus dem Kopf rausbekommen musst, sind die Beschränkungen, sind die Glaubenssätze.

00:02:13: Und wenn du die draußen hast, dann funktioniert es auch.

00:02:15: Also Übung zur idealen Woche, einfach Zeitbudgets zu erstellen, um einfach auch sinnvoll zu wissen,

00:02:20: wie viel Zeit habe ich für meine Projekte, wie viel Zeit habe ich für meine einzelnen Lebensbereiche.

00:02:25: Aber auch, es geht da nicht nur um den Arbeitsbereich, es geht auch um den Privatbereich logischerweise.

00:02:29: Es geht um Hobby, es geht um viele, viele Punkte, das einfach sinnvoll zu planen und sinnvoll unter einen Hut zu bekommen.

00:02:35: Darum geht es in der idealen Woche.

00:02:37: Im Pfeiler Nummer zwei geht es eindeutig um die Duduliste der Woche.

00:02:41: Die brauchst du natürlich.

00:02:43: Und in dieser Duduliste stehen schon jede Menge Aufgaben.

00:02:46: Und wenn du jetzt nur Folgendes machst, nämlich was die meisten beim Unplanen bzw. kein Unplanen sondern die ihr aufschieben machen ist,

00:02:52: du nimmst die Aufgabe, die du heute nicht schaffst und schiebst sie auf morgen.

00:02:55: Und morgen schiebst du dann dasselbe auf übermorgen und übermorgen auf übermorgen.

00:02:59: Wunderbar, herzlich willkommen.

00:03:01: Damit wächst deine Duduliste nur und irgendwann wird es einfach nur noch frustrierend.

00:03:05: Dann kommen Aussagen, wie Dudulisten funktionieren einfach nicht.

00:03:08: Das ist Bullshit und so weiter.

00:03:10: Ja, ist ja vollkommen logisch.

00:03:12: Wenn du sie nicht richtig nutzt, wenn du ein Auto nicht richtig nutzt und wenn du nicht weißt, wie du mit einem Auto umgehen kannst,

00:03:17: dann wird auch ein Auto Bullshit sein, logischerweise.

00:03:20: Also das ist einfach so.

00:03:21: Das heißt, das brauchen wir dazu.

00:03:23: Und wir brauchen natürlich den Kalender dazu, schlicht und einfach, um das Terminmanagement auch hineinzubekommen.

00:03:27: Es geht ja nicht nur um die Aufgaben, sondern es geht auch um die Termine.

00:03:31: So, jetzt haben wir mal die drei Pfeiler, die wir brauchen, dazu geklärt.

00:03:34: Und jetzt gehen wir rüber zur Schritt-für-Schritt-Anleitung zum umplanenden Stadt-Sinbefreitem aufschieben.

00:03:40: Und der Schritt Nummer eins, den du damals ins Auge fassen musst, ist definitiv die Analyse des aktuellen Tages,

00:03:46: dass du dir mal einen Überblick verschaffst.

00:03:48: Weil auch das habe ich in meiner Arbeit immer wieder mitbekommen.

00:03:51: Die meisten Menschen haben nicht mal einen Überblick über den heutigen Tag,

00:03:54: geschweige denn über die folgetage.

00:03:57: Und das ist natürlich ein Problem.

00:03:59: Das heißt, welche Prioritäten haben die Aufgaben, die hier auf meiner Tutuliste schon stehen?

00:04:04: Welche Prioritäten haben neu hereinkommende Aufgaben?

00:04:07: Weil meistens ist ja nicht die Planung ganz so schlecht,

00:04:09: sondern meistens zerstört die Planung ja dann die neu hereinkommenden Aufgaben, mit denen man nicht gerechnet hat.

00:04:14: Auch ganz klar.

00:04:16: Und welche Prioritäten haben sie eben im Vergleich zu den Aufgaben, die schon drauf stehen?

00:04:21: Und wenn ich diesen Überblick mal habe, dann ist das schon mal gut.

00:04:25: Und dann kann ich mir auch ansehen, welche Aufgaben kann ich dann tatsächlich auch verschieben

00:04:32: oder welche Aufgaben macht Sinn, umzuplanen.

00:04:36: So wollte ich sagen, umzuplanen.

00:04:38: Und das ist natürlich das, was wichtig ist.

00:04:40: Und dazu muss ich mal einen Überblick haben.

00:04:42: Dazu muss ich wissen, wie lange braucht welche Aufgabe,

00:04:44: welche Zeitbudget, welche Aufgabe, und so weiter und so fort.

00:04:48: Also den heutigen Tag mal in und auswendig zu kennen, ist schlicht und einfach wichtig.

00:04:53: Und zweiter Schritt dann, einen Gesamtüberblick zu haben.

00:04:56: Das heißt nicht nur, dass was heute da ist, sondern was auch steht die restliche Woche.

00:05:01: Oder was steht die nächsten, sage ich jetzt mal, fünf bis zehn Tage.

00:05:05: Zehn Tage ist eh schon viel, was steht die nächsten fünf Tage, reicht in der meisten voll, fünf Werktage.

00:05:09: Was steht da so an?

00:05:10: Was steht an den kommenden Tagen an?

00:05:12: Und welche Aufgaben, die an den kommenden Tagen anstehen, haben die geringste Priorität?

00:05:16: Auch das muss ich immer im Überblick haben.

00:05:18: Ich verschaffen mir darüber, bei meiner Wochenplanung immer Überblick.

00:05:21: Ich weiß ganz genau, welche Aufgaben Priorität haben, welche weniger Priorität haben,

00:05:26: und welche vielleicht gar keine Priorität haben.

00:05:28: Damit haben wir im Schritt Nummer eins mal den aktuellen Tag, wo wir uns sehr gut auskennen.

00:05:32: Und im Schritt Nummer zwei einen Gesamtüberblick über die kommenden,

00:05:35: über die anstehenden Tage uns zusammengefasst.

00:05:38: Und jetzt kommt es erst zu Schritt drei.

00:05:41: Und der Schritt drei, der ist halt bei den meisten der Schritt eins.

00:05:44: Leider Gottes, deswegen funktioniert es halt auch nicht.

00:05:45: Und der ist halt das Umplanen.

00:05:47: Aufgaben von heute und jetzt Vorsicht,

00:05:51: nicht auf morgen zu verschieben, sondern auf einen anderen Tag zu verschieben,

00:05:56: der sinnvoll ist.

00:05:58: Das kann jetzt ein Tag in den nächsten fünf Tagen sein.

00:06:00: Ja, dann wunderbar, dann weiß ich das ja, dann ist das schon mal sehr, sehr gut.

00:06:04: Dann kann ich das ja einplanen.

00:06:06: Aber natürlich auch kann ich es weiter nach draußen verschieben.

00:06:11: Ich kann auch sagen, ich mach es erst in 10, 15, 20 Tagen.

00:06:14: Dann muss ich mir da ein System zurechtlegen.

00:06:16: Natürlich, wie ich das mache, damit ich auf die Aufgabe nicht vergesse.

00:06:20: Ich park die Aufgabe dann meistens zwischen an meinen Meeting und Admin Tag.

00:06:23: Ich lege es jetzt immer mal am Freitag, um mir dann am Freitag Gedanken zu machen,

00:06:27: wie plan ich diese Aufgabe sinnvoll um.

00:06:29: Das ist meine Strategie, da gibt es halt mehrere Strategien.

00:06:33: Und natürlich ist eins ganz klar.

00:06:36: Das ist dann Schritt Nummer vier, nämlich der Crosscheck.

00:06:39: Stimmt die Schätzung der Arbeitszeit an den Aufgaben an den jeweils zur Verfügung

00:06:45: stehenden Zeiten am jeweiligen Tag.

00:06:47: Das heißt, ich kann ja nicht nur diese Aufgabe, die ich heute umplane,

00:06:50: auch von mir als Übermorgen umplanen,

00:06:53: sondern ich muss dann natürlich auch noch schauen, okay, passt dann der Übermorgengetag noch.

00:06:56: Oder ist dann da zu viel drinnen.

00:06:59: Und wenn da zu viel drinnen ist, dann muss ich selbstverständlich von Übermorgen

00:07:04: etwas weglegen an einen anderen Tag.

00:07:06: Muss das wieder umplanen.

00:07:08: Und nur so funktioniert es.

00:07:09: Und diesen Schritt muss ich sofort machen und nicht erst übermorgen.

00:07:13: Natürlich, wenn du ihn sagst, okay, ich habe das gut drauf und ich bin dann übermorgen

00:07:16: auch so fit genug, dass ich das auch tatsächlich mache, dann ist das gut.

00:07:19: Aber die Gefahr ist halt, dass dann die Tutuliste wächst, wächst und wächst.

00:07:23: Und das ist das Problem.

00:07:24: Sprich, ich würde das so machen, wenn heute Montag wäre.

00:07:27: Und Montag kommt jetzt eine unfassbare Aufgabe, die wahnsinnig anstrengend und mühsam ist

00:07:33: und die viel Zeit benötigt.

00:07:34: Und ich weiß, ich muss von meinen Aufgaben, die für Montag ursprünglich geplant waren,

00:07:38: etwas umplanen.

00:07:39: Gut, dann nehme ich eine Aufgabe, finde eine, die ungefähr das gleiche Zeitbudget hat,

00:07:42: wie die, die hier reingekommen ist und sage, okay, super, die könnte ich auf den Mittwoch

00:07:45: legen.

00:07:46: Und gleichzeitig mache ich mir aber für den Mittwoch schon Gedanken, okay, welche Aufgabe

00:07:50: hat da die geringste Priorität, welche hat ungefähr das gleiche Zeitbudget, welche kann

00:07:54: ich da weglegen.

00:07:55: Und die würde ich mir dann vielleicht auf den Freitag legen und am Freitag dann neu

00:07:57: planen für die kommende Woche.

00:07:58: Das ist die Strategie, das ist sinnvolles umplanen, weil du dir gleich die Gedanken

00:08:04: drüber machst.

00:08:05: Also, nochmal kurz zusammengefasst.

00:08:08: Und jetzt um Schritt Nummer 1, den Überblick über den heutigen Tag verschaffen.

00:08:11: Schritt Nummer 2, den Gesamtüberblick über die kommenden Tage schlafen.

00:08:14: Schritt Nummer 3, umplanen und Schritt Nummer 4, Crosscheck, ob das dann auch von der Zeitschätzung

00:08:19: her an dem Tag, an dem ich umplanen, noch stimmt, beziehungsweise was muss ich dann da ändern.

00:08:23: Und Schritt Nummer 5 ist jetzt eine Regel gegen Dauer verschieben.

00:08:26: Du kennst das sicherlich.

00:08:28: Es gibt Aufgaben, die verschiebst du einfach immer mehr und mehr und mehr und immer weiter

00:08:32: und immer weiter und immer weiter und die sind quasi Dauergäste auf deinen Tutulisten.

00:08:36: Und auch für die braucht man natürlich eine Regel.

00:08:38: Da gibt es für mich die Regel gegen Dauer verschieben, das ist Punkt Nummer, also Möglichkeit

00:08:42: Nummer 1, wo du sagst, okay, ich habe also in meiner Tutuliste sind immer Prior 1, 2, 3

00:08:48: und 4 Aufgaben.

00:08:49: Prior 1 ist die Höchste, 22 Höchste, 33 Höchste, 4 für die 4 Höchste, logischerweise.

00:08:53: So, und mein Ziel ist es, mein Ziel, wenn ich die heutige Tutuliste abarbeitet, mein Minimal-Til,

00:09:00: sag ich mal so, ist zumindest Prior 1 und Prior 2 Aufgaben abzuarbeiten.

00:09:05: Mein Optimal-Til ist natürlich auch die Prior 3 und Prior 4 Aufgaben abzuarbeiten und das

00:09:11: gelingt auch häufig, Gott sei Dank, ich muss auf Holz kaufen, aber ja, das ist eben das,

00:09:16: wie ich abarbeite.

00:09:17: So, und jetzt kann ich eine folgende Regel machen.

00:09:19: Wenn ich eine Prior 4 Aufgabe einmal um plane, dann erhöht sich die Priorität automatisch

00:09:26: während des Umplanens, stelle ich das so ein um eine Stufe.

00:09:29: Das heißt, aus einer Prior 4 Aufgabe wird eine Prior 3 Aufgabe.

00:09:33: So, jetzt komme ich an dem Tag, wo diese Prior 3, diese neue Prior 3 Aufgabe jetzt liegt.

00:09:37: Und ich werde wieder nicht fertig und schaffe wieder nur mit einer Prior 1 und Prior 2 Aufgaben.

00:09:41: Dann kann ich erneut umplanen.

00:09:43: Allerdings wird dann aus dieser Prior 3 Aufgabe eine Prior 2 Aufgabe.

00:09:48: Und damit muss sie spätestens dann am Tag, an dem ich sie dann hinschiebe, umgesetzt

00:09:54: werden.

00:09:55: Das heißt, ich habe hier wirklich ein System entwickelt, wo ich maximal zweimal umplanen

00:10:00: darf für jede Aufgabe.

00:10:01: Dann muss sie erledigt werden.

00:10:03: Das ist Strategie Nummer 1.

00:10:04: Oder Strategie Nummer 2.

00:10:06: Auch dazu haben wir schon in diesem Podcast auch geblodert, dass du wirklich sagt, ich

00:10:10: habe einen Dreckstag, ein Dreckstag im Monat, wo ich diese ganzen Drecksaufgaben hinschiebe,

00:10:15: weil ich im Prinzip nicht was dauernd immer nur vor mir her schiebe, dann ist das im Prinzip

00:10:18: auch eine Drecksaufgabe.

00:10:19: Und dann habe ich einmal im Monat einen Tag, wo ich all diese Drecksaufgaben abarbeite

00:10:23: und dann ist das auch weg vom Schirm.

00:10:25: Also das ist sehr, sehr wichtig.

00:10:27: Indem du lernst und das vielleicht noch als Fazit.

00:10:32: Nein, start mal vorher noch mit was anderen.

00:10:33: Wenn du jemanden kennst, für den diese Podcastfolge interessant sein könntet, der auch immer

00:10:38: sinnlos aufschiebt, dann freue ich mich, wenn du diese Podcastfolge mit der betreffenden

00:10:41: Person teilst.

00:10:42: Vielen lieben Dank dafür.

00:10:44: Okay, und jetzt zum Fazit.

00:10:46: Indem du lernst deinen Tag effizient umzuplanen, schaffst du nicht nur Ordnung in deinem Aufgaben-Caus,

00:10:51: sondern du gewinnst auch wertvolle Zeit für die Dinge, die wirklich wichtig sind.

00:10:56: Deswegen nutzt diese Anleitung wirklich als persönlichen Fahrplan, optimiert den für

00:11:00: dich natürlich noch, passt den an deine Bedürfnisse an, aber habe vor allem immer einen Überblick

00:11:05: über die Prioritäten der heutigen Tages, der nächsten Tage und versuch so gut es geht,

00:11:12: dieses ständige Verschieben zu vermeiden.

00:11:14: Und wenn du das schaffst, dann wird deine Produktivität steigern und dann wird sich

00:11:18: auch deine Lebensqualität steigern.

00:11:20: Definitiv.

00:11:21: In diesem Sinne wünsche ich dir viel Erfolg bei der Umsetzung, mach's gut und genießt

00:11:25: den Tag.