00:00:00: Thomas, ich bin schon sehr gut organisiert, aber trotzdem schaffe ich es nicht, die Arbeitslast abzuarbeiten.

00:00:06: Sie ist einfach viel zu hoch und ich weiß nicht, wie ich meinem Vorgesetzten, meinem Chef, diese Situation offenbaren soll.

00:00:14: Das oder eine ähnliche Frage ist immer wieder Thema in der Office Hour.

00:00:18: Das ist die FAQ Session, die wöchentliche in der Selbstmanagement Rocks Masterclass.

00:00:22: Und das ist auch eine Frage, die relativ häufig in meinem Post-Eingang landet.

00:00:26: Und deswegen habe ich hier jetzt mal alles zusammengestellt, was du brauchst, um diese Situation aufzulösen.

00:00:32: Um dich auf ein Gespräch mit deinem Vorgesetzten vorzubereiten und um gleichzeitig die Grundlage für eine gemeinsame Lösung zu schaffen.

00:00:42: Und eines gleich mal vorweg immer wird es diese gemeinsame Lösung nicht geben am Ende des Tages.

00:00:47: Und das möchte ich gleich, weil es so wichtig ist hier zum Start dieses Podcasts auch noch mal klarmachen.

00:00:51: Am Ende des Tages bist du der Chef deines eigenen Lebens.

00:00:55: Du bist das CEO deines Lebens.

00:00:57: Und wenn es halt da bei Unternehmen A nicht passt, dann wird es auch noch andere Unternehmen geben, die das vielleicht eher wertschätzen und die dir eher dabei helfen, die Arbeitslast dann auch zu bewältigen.

00:01:07: Das will ich hier nur mal vorweg gesagt haben.

00:01:11: Starten wir gleich einmal mit Teil 1 mit der Vorbereitung.

00:01:18: Vorbereitung, wie du mich kennst, ist halt ein großer Schritt schon in die richtige Richtung.

00:01:23: Vorbereitung ist alles.

00:01:25: Das, was danach kommt, ist da eigentlich nur noch die Umsetzung.

00:01:28: Sprich, sammle einfach stichwortartig Notizen.

00:01:33: Notiere konkrete Beispiele.

00:01:35: Welche Aufgaben belasten dich besonders und warum?

00:01:38: Und versuch deine Aussagen immer auch zu belegen.

00:01:41: Also, lauf nicht heute gleich zu Tür deines Vorgesetzten und sag ich will jetzt sofort ein Gespräch,

00:01:46: sondern wirklich such Beispiele, die das belegen.

00:01:49: Vor zwei Wochen passierte das und das.

00:01:51: Ich habe schon einen vollen Totulist.

00:01:54: Dann kam noch die Person und die Person und die Person mit denen und denen Aufgaben,

00:01:59: die eigentlich schon viel früher bei mir hätten landen müssen und und und.

00:02:02: Das heißt, versuch das wirklich sachlich darzulegen und versuch vielleicht nicht andere Kollegen einzudunken.

00:02:08: Das wäre natürlich auch noch ganz gut, es sei denn es ist wirklich krass.

00:02:12: Da muss man das natürlich auch besprechen.

00:02:13: Aber versuch einfach konkrete Beispiele für deine Überforderung und deine Überlastung zu finden.

00:02:19: Und versuch auch zu belegen, dass das nicht an dir liegt, sondern dass es an der Überforderung liegt.

00:02:24: Das ist mal Punkt Nummer eins.

00:02:25: Also sammle das alles.

00:02:27: Dann analysiere deine Arbeitsbelastung, muss der zweite Schritt sein.

00:02:30: Wie viel Zeit benötigst du realistisch für die einzelnen Aufgaben?

00:02:34: Gibt es wiederkehrende Aufgaben, die optimiert oder delegiert werden könnten.

00:02:37: Das heißt, versuch auch wirklich zu überdenken, ist tatsächlich das, was ich tu, schon wirklich gut.

00:02:44: Ist das, was ich tu, bin ich wirklich so gut organisiert, wie ich glaube.

00:02:47: Weil das Schlimmste, was passieren kann, ist, dass du zu deinem vorgesetzten gestern und der dann dir Beispiel an den Kopf wirft,

00:02:53: dass du eigentlich gar nicht gut organisiert bist.

00:02:56: Das heißt, du musst das schon analysieren, deine eigene Arbeitsüberlastung und musst halt wirklich schauen,

00:03:01: was ist die realistische Abarbeitung der einzelnen Aufgaben, die du hast.

00:03:05: Und wenn dann am Ende der Woche rauskommt 70 Stunden, dann bist du klarerweise in der Überforderung,

00:03:10: wenn was anderes rauskommt, musst du das überlegen.

00:03:12: Also auch das ein ganz ganz wichtiger Punkt, dass du mal 14 Tage mittrackst,

00:03:16: wie lang brauche ich für meine Aufgaben, wie lang ist sinnvoll und wie viele habe ich.

00:03:19: Auch das ist wichtig.

00:03:20: Und im dritten Punkt der Vorbereitung ist es ganz ganz wichtig, auch Lösungsansätze vorzubereiten.

00:03:26: Ja, das heißt, die im Vorfeld zu überlegen, welche Lösungen habe ich für das Problem meiner Arbeitsüberlastung,

00:03:32: was könnte es lindern?

00:03:34: So zeigst du nämlich auch eigene Initiative und Proaktivität.

00:03:37: Da gibt es vielleicht das eine oder andere, was du dir überlegt hast, was du dir vorstellen kannst,

00:03:43: wie du deine Arbeitslast minimieren kannst, also auch da sei gut vorbereitet, wenn du in dieses Gespräch gehst.

00:03:48: Das ist mal Punkt Nummer 1, die Vorbereitung.

00:03:51: Punkt Nummer 2, der Zeitpunkt des Gesprächs.

00:03:54: Der ist leider Gottes auch sehr sehr wichtig, den richtigen Zeitpunkt zu wählen.

00:03:59: Vermeide unbedingt Stresssituationen.

00:04:01: Weder du noch dein Chef, solltet während des Gesprächs unter Druck stehen.

00:04:05: Such deinen ruhigen Zeitpunkt, an den du mit ihm oder ihr ungestört plaudern kannst.

00:04:11: Ich weiß, das ist nicht einfach, aber in der Regel ist es doch ein bisschen absehbar

00:04:15: und man kennt ja auch seine Chefs, ist am Montag besser gelaunt oder am Freitag besser gelaunt,

00:04:20: wann ist der Stress besonders hoch, ist das in der Früh, zum Mittag, zum Nachmittag usw.

00:04:25: Also man kann es ein bisschen natürlich schon vorausplanen.

00:04:28: Und dann plane ausreichend Zeit ein.

00:04:30: Also das darf auf gar keinen Fall ein Gespräch zwischen Tür und Angel werden.

00:04:33: Das ist ein großer großer Fehler.

00:04:35: Chef, hast du zwei Minuten Zeit für mich?

00:04:37: Nee, Chef, hast du eine halbe Stunde Zeit für mich oder sogar eine Stunde Zeit für mich?

00:04:41: Ich hätte gerne ein Mitarbeiterorientierungsgespräch, wo wir uns außerreichend Zeit nehmen.

00:04:45: Das heißt, da genügend Zeit einzuplanen, um deine Anliegen ausführlich schildern zu können

00:04:51: und auch auf die Fragen deines Chefs, die mit 100%iger Sicherheit kommen werden, eingehen zu können.

00:04:55: Das heißt, so eine Art Mitarbeiterorientierungsgesprächs, optimalerweise nicht mehr

00:05:00: im Bürogebäude, sondern optimalerweise irgendwo anders. Das ist absolut top. Vielleicht gibt es einen

00:05:05: anderen Ort, einen Meetingraum oder so, wo man sich zurückziehen kann, wo man das alles planen kann.

00:05:11: Also der Zeitpunkt und der Ort ist auch ganz, ganz wichtig. Und damit kommen wir zum dritten Teil,

00:05:17: nämlich dann zum Termin bzw. zum Gespräch. Und hier ist eines ganz, ganz wichtig, eine offene und

00:05:24: ehrliche Kommunikation. Ich würde immer, ist mein persönlicher Ansatz, ich glaube, dass der auch ganz

00:05:30: gut ist. Ich würde persönlich immer mit einer mit einer positivem Einleitung starten. Das heißt,

00:05:36: bedanke dich für die Wertschätzung deiner Arbeit, betone deine Motivation, betone, dass du weiterhin

00:05:41: gute Leistungen erbringen willst, also so irgendwie den positivem Einstieg zu finden,

00:05:45: ist mal ganz, ganz wichtig. Der zweite Punkt ist dann die Situation so sachlich wie möglich zu

00:05:51: beschreiben. Das heißt, erklär deinem Chef die aktuelle Arbeitsüberlastung und nenne dann

00:05:55: wirklich auch die konkreten Beispiele, die du gesammelt hast. Vermeide aber so gut, geht dabei

00:06:00: Schuldzuweisungen oder emotionale Vorwürfe. Ich weiß, das ist manchmal schwer, deswegen ist es gut,

00:06:05: dieses Gespräch vielleicht auch mit jemanden anderen in deinem Umfeld zuerst zu trainieren. Also

00:06:10: die andere Person spielt den Vorgesetz, den kannst du ein bisschen instruieren, wie sich der

00:06:15: Vorgesetz normalerweise so gibt und dann dieses Gespräch wirklich zu machen. Und Schuldzuweisungen

00:06:20: und emotionale Vorwürfe wirklich vermeiden, weil das ist meistens so ein Killer für dieses Gespräch.

00:06:25: Und wirklich auch das ganze Gesprächsüber sich auf die Lösung zu konzentrieren. Das heißt,

00:06:31: präsentiert dann auch die Lösungsansätze, die du dem Vorfeld überlegt hast. Sei auch offen für

00:06:36: weitere Vorschläge deiner Chefs und diskutiert gemeinsam die möglichen Schritte. Also auch wenn

00:06:40: vom Chef was kommt, immer in Lösungsorientiertheit denken, das ist ganz, ganz wichtig. Bringe

00:06:45: die Bereitschaft zur Zusammenarbeit und zum finden gemeinsamer Lösung einfach deutlichst zum Ausdruck.

00:06:50: Und wenn du das tust, dann wirst du alles dafür getan haben, dass dieses Gespräch dann wirklich in

00:06:57: eine positive Richtung geht. Wenn es das nicht tut, trotz all deiner Bemühungen, dann glaube ich,

00:07:03: ist es an der Zeitpunkt sich einen neuen Chef zu suchen. Ich weiß, das hört sich leicht an und

00:07:08: ich würde diese Entscheidung auch nicht von heute auf morgen oder nur aufgrund dieses einen Gesprächsitz

00:07:12: treffen. Aber ich würde sie schön langsam in mir reifen lassen und würde dann wirklich versuchen,

00:07:16: hier Klarheit zu bekommen. Weil wenn du das wirklich nix nutzt und wenn du wirklich offen in

00:07:21: diesen Termin gegangen bist, wenn du mit einer positiven Einstellung in diesen Termin gegangen

00:07:24: bist, wenn du alles sachlich beschrieben hast, wenn du Lösungen vorgeschlagen hast,

00:07:28: und so weiter und so fort und trotzdem kommt nichts heraus. Dann wird in Zukunft wahrscheinlich auch

00:07:33: die Wahrscheinlichkeit gering sein, dass was Besseres herauskommt. Das ist mal ganz, ganz wichtig.

00:07:37: Und wenn du, da meinst du, okay, das ist mal ein cooles Gespräch, auch wenn es ein negatives Gespräch

00:07:43: war, die Nachbearbeitung, der vierte Schritt ist ebenfalls sehr wichtig. Das heißt, Zusammenfassung

00:07:48: der Ergebnisse, haltet die wichtigsten Punkte dieses Gesprächs nochmal in einem kurzen Protokoll

00:07:52: fest, ob das jetzt in der Mail ist oder so, irgendwas Schriftliches auf jeden Fall. Setz auch

00:07:56: fristenfest. Auch das ist wichtig. Gemeinsam festlegen, bis wann welche Aufgaben erledigt sein

00:08:01: sollen und erneute Abstimmung stattfinden soll zu diesem Thema. Also, bis wann du sozusagen deine

00:08:07: Arbeitslast ein bisschen abgeben konntest. Das wird ja auch nicht von heute auf morgen gehen in der

00:08:11: Regel, sondern es wird auch ein bisschen dauern. Und dann eben nochmal einen Termin ist es jetzt

00:08:16: besser, hat sich was verändert, ist was, ist was, ist was Positives dabei rausgekommen,

00:08:22: sozusagen. Und dann einfach dran zu bleiben, verfolgte Umsetzung der vereinbarten Maßnahmen,

00:08:26: informiere deinen Chef proaktiv über deinen Fortschritt, wie es so läuft und so weiter. Auch

00:08:30: das ist wichtig. Das gehört zur Nachbearbeitung definitiv dazu. Und bevor wir jetzt zum Fazit

00:08:37: des ganzen Kommens, ganz, ganz wichtiger Punkt. Wenn du jemanden kennst, der vielleicht genau

00:08:41: damit straglich mit zu großer Arbeitslast und zu einem Gespräch mit einem Folge setzten,

00:08:46: suchen sollte, dann teil die Podcast-Folge sehr, sehr gerne mit der betreffenden Person. Ich danke

00:08:51: dir auch vielmals von meiner Seite, denn damit schaffst du es natürlich auch oder hilft mir und

00:08:55: unterstützt mich dabei, diesen Podcast bekannter zu machen. Vielen, vielen lieben Dank dafür.

00:09:00: Also, zu einem Gespräch, um das als Fazit nochmal zu nennen, ist niemals einfach. Und auch wenn du

00:09:06: top vorbereitet bist, auch wenn der Zeitpunkt perfekt ist, es ist trotzdem niemals einfach.

00:09:10: Das sind, bin ich mir schon bewusst, auch ich habe solche Gespräche schon geführt in meiner

00:09:14: Berufslaufbahn, keine Sorge. Und es ist aber trotzdem wichtig, sie umzusetzen. Nur, je besser

00:09:20: du sie vorbereiterst, je idealer der Zeitpunkt ist und je besser die Kommunikation im Gespräch

00:09:25: selbst ist, um so mehr Vorteile, wie es so für dich heraushören können. Deswegen,

00:09:29: nimm dir ausreichend Zeit, dieses Gespräch vorzubereiten. Spiel es öfters durch mit

00:09:33: anderen Personen und versuch dann wirklich proaktiv und Positives in dieses Gespräch hinein zu gehen.

00:09:39: Und ich bin mir sicher, dann wird es auch, wenn du einen halbwegs vernünftigen Vorgesetzten hast,

00:09:43: dann wird es auch sicher etwas bringen. Ich wünsche dir dabei auf jeden Fall viel,

00:09:48: viel, viel Erfolg. Drückt dir alle beide Daumen. Und ich bin mir sicher, es wird ein

00:09:53: Positives ändern, niemand. In diesem Sinne wünsche ich dir viel Erfolg bei der Umsetzung,

00:09:57: machts gut und genießt den Tag. Tschau, tschau.